Hướng dẫn cách xây dựng phòng dự án hiệu quả

Dự án là một tập hợp bao gồm các hoạt động có liên quan với nhau, được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, với những nguồn lực có giới hạn – nhất là nguồn tài chính, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể, khiến các đối tượng mà dự án hướng đến hài lòng. 

Để đạt được thành công cho các dự án, doanh nghiệp cần biết cách xây dựng phòng dự án hiệu quả. Thế nhưng, đâu là thước đo đo lường hiệu quả công việc của phòng dự án? Câu trả lời chính là KPI. 

Hiện nay, các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc sử dụng KPI làm chỉ tiêu công việc và đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên và từng phòng ban. 

Sau đây các bạn hãy cùng HRchannels tìm hiểu lợi ích của KPI và một số KPI quan trọng của phòng dự án nhé!

Lợi ích của KPI là gì?

Trước bối cảnh cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, để đạt được thành công doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu họ muốn đạt được là gì. Đặc biệt trong hoạt động quản lý dự án, doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành dự án đạt yêu cầu chất lượng, trong phạm vi ngân sách giới hạn và đúng thời hạn, khiến điều này càng trở nên quan trọng hơn nữa. 

Bằng cách xây dựng hệ thống KPI cho phòng dự án, doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên biết rõ họ cần đạt được các chỉ tiêu nào trong công việc. Khi đã biết cần phải đạt được mục tiêu gì, họ sẽ tìm ra định hướng cụ thể để hoàn thành các mục tiêu đó tốt nhất. Họ sẽ chủ động thiết lập kế hoạch thực hiện dự án, rồi từ đó xây dựng phương án hành động để thực hiện kế hoạch. Khi đã có phương án hành động cụ thể, họ sẽ xác định được những việc cần thực hiện mỗi ngày để đạt được các chỉ tiêu được đặt ra.

Các chỉ số KPI quan trọng nhất của phòng dự án

Có bốn nhóm chỉ số KPI của phòng dự án, bạn nên quan tâm tới, bao gồm:

1. Nhóm chỉ số KPI tiến độ dự án

Chu kỳ thực hiện nhiệm vụ: Thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hành động nào đó. Điều này rất hữu ích khi trong một dự án thường có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhiều lần.

Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn: Thể hiện % nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn. 

Thời gian dành cho dự án: Thể hiện lượng thời gian từng cá nhân hay toàn bộ các thành viên dành cho dự án.

Số lần điều chỉnh tiến độ: Số lần thực hiện việc điều chỉnh thời gian hoàn thành dự án.

So sánh thời gian dự kiến ​​với thời gian thực tế: Bạn dự tính một dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian so với thời gian thực tế. Nếu có sự chênh lệch, thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn đã đánh giá thấp việc phân bổ tài nguyên hoặc ngân sách và điều này có thể gây ảnh hưởng đến lịch trình làm việc.

Năng lực nguồn lực: Được tính bằng cách lấy số lượng nhân viên làm việc trong một dự án nhân với phần trăm thời gian họ làm việc. KPI này giúp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, xác định nhu cầu tuyển dụng cũng như giúp thiết lập một tiến trình hoàn thành dự án chính xác.


>>> Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng dự án

Đánh giá mức độ xung đột nguồn lực hàng năm: So sánh số lượng dự án có xung đột nguồn lực hàng năm. Nghĩa là doanh nghiệp không có đủ nguồn lực hoặc một nhân viên được giao thực hiện nhiều dự án cùng một lúc. KPI này sẽ cho thấy đây là tình trạng thường xuyên hay nhất thời, để xử lý hiệu quả.

2. Nhóm chỉ số KPI ngân sách dự án

Chênh lệch ngân sách: Thể hiện mức chênh lệch giữa ngân sách thực tế và ngân sách dự kiến. 

Thời gian thiết lập ngân sách: Thời gian cần thiết để hình thành ngân sách của dự án. Bao gồm thời gian nghiên cứu, lập kế hoạch và ra quyết định cuối cùng.

Các hạng mục trong ngân sách: Chỉ số này giúp theo dõi các khoản chi tiêu dự án một cách chi tiết.

Số lần ngân sách được lập lại: Chỉ số này thể hiện số lần ngân sách được lập trước khi có bản ngân sách cuối cùng. Chỉ số này cao thể hiện phòng dự án đã dành nhiều thời gian cho việc thiết lập ngân sách.

Chi phí dự kiến: Thể hiện chi phí dự kiến cần để hoàn thành những phần việc còn lại của dự án. Chỉ số này giúp phòng dự án so sánh với chi phí thực tế và điều chỉnh ngân sách khi cần.

Chỉ số hiệu suất chi phí: Đây là chỉ số đo lường hiệu quả của các khoản chi phí, được tính bằng cách lấy chi phí dự tính chia cho chi phí thực tế.

3. Nhóm chỉ số KPI chất lượng dự án

Mức độ hài lòng của khách hàng hoặc sự trung thành: Đánh giá mức độ hài lòng và khả năng tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Điều này được thực hiện thông qua khảo sát. 

NPS: Chỉ số đo lường mức độ hài lòng và mức độ tiếp tục sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. NPS chính là hiệu của tỷ lệ phần trăm nhóm khách hàng ủng hộ (P) và tỷ lệ phần trong nhóm khách hàng không hài lòng (D), NPS = P – D.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Công việc của phòng dự án là gì?

Tần suất làm lại: Chỉ số này cho thấy số lần bạn phải làm lại một việc gì đó.

Khiếu nại của khách hàng: “khách hàng” của một dự án có thể là một người nào đó trong nội bộ công ty. Bạn có nhận được khiếu nại từ một ai đó trong doanh nghiệp vì có một người khác không hoàn thành công việc hay không?

Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên: Thể hiện số lượng hoặc tỷ lệ thành viên trong nhóm đã rời khỏi công ty. Nếu dự án có doanh thu cao, điều đó cho thấy bạn cần phải cải thiện cách quản lý và môi trường làm việc.

4. Nhóm chỉ số KPI hiệu quả dự án

Số cột mốc dự án được hoàn thành đúng hạn: Mỗi dự án thường bao gồm nhiều cột mốc hay giai đoạn khác nhau. Chỉ số này cho thấy các cột mốc đó có được hoàn thành đúng thời hạn hay không?

Tỷ lệ hoàn vốn: Chỉ số này giúp bạn biết liệu kế hoạch đã lập có tốt hay không và cần điều chỉnh thế nào trong quá trình thực hiện dự án.

Thời gian đào tạo hoặc nghiên cứu của một dự án: Thể hiện số giờ hoặc số lượng khóa học hoặc một điều gì đó tương tự như vậy của một dự án.

Số dự án bị hủy: Thể hiện số lượng dự án đã bị tạm dừng hoặc hủy bỏ. Nếu có một lượng lớn các dự án bị hủy bỏ, thì có thể cho thấy doanh nghiệp không có kế hoạch hoặc không có khả năng thực hiện các dự án mới.

Số lần khách hàng yêu cầu thay đổi: Chỉ số này thể hiện số lần khách yêu cầu thay đổi đối với các công việc thuộc phạm vi đã được thiết lập. Nếu có quá nhiều thay đổi có thể gây ảnh hưởng không tốt đến ngân sách, nguồn lực, chất lượng và tiến độ của dự án.

Tỷ lệ số giờ dự án mang lại doanh thu cho doanh nghiệp: Thể hiện phần trăm số giờ mà dự án tạo ra được doanh thu cho doanh nghiệp. 
                                                

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet