Cách xây dựng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian

Thời gian không đổi nhưng khối lượng công việc thì cứ không ngừng tăng lên, buộc chúng ta phải tăng tốc độ xử lý để việc gấp không bị trễ nãi, việc bình thường không bị ứ đọng. Tuy nhiên, gấp, nhanh nhưng vẫn phải đạt được hiệu quả tốt, muốn vậy, cần phải gấp rút học cách xây dựng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian ngay thôi. Cách học thế nào, áp dụng ra sao, Ms Upatalent sẽ tổng hợp đầy đủ trong bài viết hôm nay.

1. Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định là cụm từ đề cập đến khả năng xác định hành động tốt nhất khi đối mặt với một vấn đề mà ta bắt buộc phải giải quyết. Kỹ năng này là sự phối hợp của một chuỗi hành động, bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin vấn đề

• Tìm hiểu và đánh giá vấn đề

• Thu thập dữ liệu có khả năng xử lý vấn đề

• Phối hợp dữ liệu để tạo thành giải pháp khả thi

• Phân tích, sàng lọc ưu nhược điểm của từng giải pháp

• Quyết định giải pháp phù hợp nhất và triển khai hành động.

2. Vì sao cần coi trọng yếu tố áp lực thời gian khi ra quyết định?

Những vấn đề cần xử lý gấp sẽ đặt ta vào trạng thái khẩn cấp, buộc bản thân phải ra quyết định trong khoảng thời gian rất ngắn. Đây chính là áp lực thời gian mà người giải quyết vấn đề ngày nay thường phải đối mặt.

Sở dĩ yếu tố áp lực thời gian được đề cập nhiều nhất trong các yếu tố tác động đến kỹ năng ra quyết định là vì lượng thời gian quá ít sẽ khiến cho:

• Xem xét vấn đề ở một vài hướng, thay vì phải nhìn đa chiều

• Dữ liệu phục vụ cho việc phân tích và lên giải pháp sẽ rất ít

• Hiệu quả suy luận từ kết quả phân tích thiếu chiều sâu

• Tâm lý căng thẳng, lo lắng có thể khiến bản thân bỏ qua vài thông tin nhỏ nhưng lại có tác động lớn…

Việc phải đưa ra quyết định dưới áp lực thời gian vì vậy dễ mất đi sự hoàn hảo, thậm chí là quyết định sai lầm ảnh hưởng đến nhiều bên.


Xem thêm >>>> AI giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác

3. Cách xây dựng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian

Đối mặt với áp lực thời gian là điều hiển nhiên trong nhịp sống tất bật ngày nay, và vấn đề mà bạn phải giải quyết trong khoảng thời gian ít ỏi đó không chỉ có một mà có thể là 2 – 3  vấn đề cùng lúc.

Nếu không thể né tránh được thì ta phải nỗ lực học cách để thích nghi nhanh và khắc chế những trở ngại mà nó mang lại. Và đây là trình từ các bước giúp bạn xây dựng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian một cách hiệu quả:

3.1. Ổn định về mặt tâm lý

Tâm lý sẽ tác động trực tiếp đến não bộ, tăng sức ép lên khả năng suy nghĩ linh hoạt khiến cho kết quả giải quyết vấn đề bị hạn chế. Chính vì vậy, để vượt qua áp lực thời gian thì trước hết, chúng ta phải luyện tập để vượt qua áp lực về tâm lý

3.1.1. Giữ trạng thái bình tĩnh trong mọi tình huống

Đối với những người từng trải, việc giữ bình tĩnh trước những vấn đề cuộc sống sẽ dễ hơn là những người trẻ. Bởi lẽ, số lượng vấn đề mà họ đã đối mặt và đã giải quyết (dù kết quả có tốt hay không) thì bản thân cũng đã tích lũy nhiều kinh nghiệm, và những vấn đề họ đối mặt ở hiện tại đôi khi chỉ là sự lặp lại, hoặc là sự gắn kết của nhiều chi tiết nhỏ của các vấn đề đã gặp nên họ tự tin mình sẽ ứng phó ổn.

Còn với những người trẻ, sự lo lắng, mất bình tĩnh có thể được hóa giải bằng cách hít sâu và thở ra nhẹ nhàng kèm theo một vài câu “thần chú” hữu hiệu sau đây:

- Những người ta gặp đều đúng là người ta nên gặp, những việc ta đối mặt đều là việc ta nên đối mặt

- Lo lắng chỉ làm cho vấn đề tệ hơn chứ chẳng “bổ béo” gì cả, sự bình tĩnh mới là cần thiết.

3.1.2. Nghĩ về kết quả tệ nhất

Nghe có vẻ ngược đời nhưng khi nghĩ về kết quả tệ nhất có thể xảy ra và nhận thấy một trong hai tình huống sau:

• Một là mức độ ảnh hưởng của kết quả tệ nhất đó không ảnh hưởng quá lớn

• Hai là có ảnh hưởng lớn đó nhưng bạn và đội ngũ của bạn đã có giải pháp dự phòng hiệu quả để ứng phó

thì bản thân tự khắc sẽ cảm thấy bình tâm trở lại. Cho nên thay vì cứ mãi lo lắng mà không biết lo lắng cái gì thì ta nên chọn cách nghĩ đến cái tệ nhất có thể xảy ra để trấn an tâm lý.

3.2. Xác định những mục tiêu ưu tiên cần đạt

Bình thường thì ta mong đợi đủ điều (lợi nhuận cao, bán nhiều hàng, mở rộng thị phần, thu hút nhà đầu tư…, hay như mua hàng phải là rẻ, bền, đẹp) nhưng trong tình huống đang phải đối mặt với áp lực thời gian, việc ra quyết định không thể đòi hỏi gặt hái quá nhiều mặt như lúc thong thả được.

Xác định cụ thể 1 – 2 mục tiêu ưu tiên sẽ giúp chúng ta biết được những hành động mà ta cần ưu tiên khi thiết lập, phân tích và lựa chọn ra quyết định. Như vậy, những mục tiêu còn lại khi không thể dung hòa để đạt kết quả cao trong toàn bộ quyết định cũng sẽ không khiến bạn bị phân vân, lưỡng lự làm mất thời gian.

3.3. Tổng hợp thông tin để phân tích

Thời gian cấp bách mà lại cần hiệu quả cao thì thông tin không cần nhiều nhưng phải chuẩn xác và đúng trọng tâm. Để làm được điều này thì việc trang bị cần được tiến hành từ sớm, cụ thể:

• Tổng hợp báo cáo dữ liệu liên quan định kỳ theo tuần/tháng/quý/năm

• Sử dụng các phần mềm phân tích chuyên ngành và cập nhật đều các mục dữ liệu vào hệ thống

• Mở rộng các mối quan hệ nội bộ ngành để có những thông tin xu hướng phát triển khi cần gấp hoặc khi cần bổ sung thêm số liệu

Trường hợp vấn đề đang cần ra quyết định gấp dưới áp lực thời gian lại là một vấn đề khá mới mẻ, chưa kịp tổ chức thu thập dữ liệu chuyên nghiệp thì bạn nên tận dụng ngay thông tin từ bạn bè, đối tác, báo cáo ngành, kết quả phân tích của một doanh nghiệp hoặc tổ chức quốc tế uy tín trong cùng ngành…

3.4. Phối hợp và đánh giá nhanh các giải pháp

Từ những nguồn thông tin có được, khi phối hợp theo những cách khác nhau sẽ cho ra những giải pháp khác nhau cùng hướng về mục tiêu chính. Sẽ không có nhiều thời gian để phân vân, cân nhắc đi phân tích sâu, bạn chỉ có thể đánh giá nhanh các lựa chọn này.

Chỉ cần giải pháp đáp ứng 80% (hoặc 70%) cho mục tiêu chính và 20% (hoặc 30%) cho các mục tiêu phụ còn lại là đã có đủ tính hiệu quả cho bạn lựa chọn để ra quyết định hành động rồi. Trường hợp có vài giải pháp cùng đáp ứng thì bạn sẽ cân nhắc tiếp các mục tiêu phụ còn lại, vẫn áp dụng tỷ lệ 80/20 hoặc 70/30 bạn nhé..


Có thể bạn quan tâm >>> Tư duy phân tích là gì? Cách cải thiện tư duy phân tích thần tốc

3.5.  Sử dụng trực giác đúc kết từ kinh nghiệm

Trực giác cá nhân dễ mang tính chủ quan, duy ý chí, tuy nhiên trong tình huống áp lực thời gian này, bạn là người ra quyết định cuối cùng nên đôi khi rủi ro do duy ý chí còn tốt hơn là những rủi ro do trễ nải về mặt thời gian.

Không nhất thiết phải là những kinh nghiệm đúng với vấn đề mà bạn đang giải quyết, vì tất cả kinh nghiệm tích lũy từ cuộc sống đều có thể trở thành vị quân sư đắc lực cho những tình huống chẳng mấy liên quan. Như việc một người bạn của Ms Upatalent đã có được hợp đồng phân phối máy quay phim, máy chiếu… thông qua những trao đổi về phim TVB thời nay và thời xưa với người đại diện của nhà cung cấp trong lúc nghỉ ăn trưa.

3.6. Quản trị rủi ro cho tương lai gần

Dù đã sàng lọc, phân tích nhanh kỹ lưỡng nhưng dưới áp lực thời gian, mọi quyết định đều có thể ẩn chứa những rủi ro. Những rủi ro này không chắc sẽ xảy ra nhưng là một người ra quyết định có tầm nhìn, việc chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng và bố trí theo sát mọi diễn biến của quyết định hành động để kịp thời ứng phó là điều tuyệt đối không thể thiểu.

Trước mắt việc liệt kê những rủi ro tiềm ẩn chỉ phục vụ cho việc so sánh số lượng và mức độ rủi ro để so sánh các giải pháp và chọn giải pháp có rủi ro ít hoặc rủi ro mà cá nhân, tổ chức đủ sức ứng phó hiệu quả. Còn việc chi tiết hóa kế hoạch dự phòng để ứng phó thì vẫn có thể được tiến hành sau khi đã triển khai quyết định, việc này có phần thong thả hơn nên chưa cần dồn lực vào thực hiện ngay tại thời điểm áp lực này.

3.7. Ra quyết định và kiểm soát quá trình hành động

Những quyết định tiến hành trong áp lực thời gian luôn cần sự kiểm soát hành động, diễn biến chặt chẽ hơn những quyết định tiến hành thong thả. Bởi lẽ, những phát sinh trong thực tế chưa có đủ thời gian để lường trước nên trục trặc dễ xuất hiện, dù là nhỏ thôi nhưng vẫn phải được xử lý gấp để tránh phản ứng dây chuyền sang những bước hành động kế tiếp.

3.8. Tĩnh tâm suy ngẫm về quyết định vừa đưa ra

Giai đoạn đánh giá để ra quyết định mới thật sự căng thẳng, còn một khi đã quyết định rồi thì mọi thứ chỉ cần tiến hành theo kế hoạch giải pháp nên cũng nhẹ nhàng hơn. Lúc này, người ra quyết định cũng chưa thể nghỉ ngơi trọn vẹn được, bạn nên thư giãn, tĩnh tâm và suy ngẫm về quyết định mình vừa đưa ra.

Không chỉ về nội dung quyết định mà quan trọng là về các bước mà mình đã làm và đã chỉ đạo làm để có được quyết định đó. Tương lai, những lần ra quyết định gấp gáp như thế này sẽ còn xuất hiện, việc đúc kết dần cách làm tốt, chỉnh sửa cách làm chưa hay sẽ giúp bạn hoàn thiện nhanh chóng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian cho chính mình.

Cách xây dựng kỹ năng ra quyết định trong áp lực thời gian hiện được xếp vào nhóm kỹ năng mềm quan trọng bậc nhất trong thời đại ngày nay. Việc trang bị hiệu quả kỹ năng này không chỉ giúp ích trong công việc mà còn hỗ trợ đắc lực cho khả năng cân bằng cuộc sống của mỗi người. Nội dung Ms Upatalent chia sẻ đều là những giá trị đã chắt lọc từ nhiều trải nghiệm, mức độ áp dụng khả thi cao, phù hợp mọi lứa tuổi, mọi giới tính, mọi ngành nghề.

là yếu tố có khả năng nâng cao năng lực cạnh tranh của chỉnh bạn.


------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet