Cách báo cáo khiến sếp “yên tâm”

Báo cáo chính là một công cụ truyền thông chiến lược, một tấm gương phản chiếu năng lực quản trị hành vi của bạn. Trong khi đó, việc thành thạo kỹ năng báo cáo chính là con đường ngắn nhất giúp bạn thực hiện nghệ thuật quản trị một cách xuất sắc, nâng cao giá trị cá nhân và chứng minh cho ban lãnh đạo thấy bạn đã sở hữu một tư năng lực lên chiến lược vững vàng, luôn sẵn sàng gánh vác những vai trò cao hơn trên con đường phát triển sự nghiệp. Sau đây, Ms Uptalent sẽ giúp bạn đào sâu cách báo cáo khiến sếp yên tâm để khẳng định năng lực và thăng tiến vượt trội trong tương lai.
MỤC LỤC:
1- Bản chất của sự yên tâm và thứ sếp thực sự tìm kiếm trong báo cáo
1.1- Sự minh bạch tuyệt đối về tiến độ công việc
1.2- Sự ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào trọng tâm
1.3- Tư duy làm chủ hành động trong mọi tình huống
2- Công thức 4C tiêu chuẩn vàng của kỹ năng báo cáo công sở
2.1- Concise – Ngắn gọn và cô đọng thông tin
2.2- Clear – Rõ ràng và dễ dàng quét thông tin
2.3- Correct – Chính xác và có nguồn dữ liệu bảo chứng
2.4- Constructive – Mang tính xây dựng và cung cấp giải pháp
3- Ba mô hình báo cáo thực chiến giúp bạn bật level quản lý nhanh chóng
3.1- Mô hình PPP áp dụng cho báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng nhanh gọn
3.2- Mô hình STAR áp dụng cho báo cáo giải trình hoặc tổng kết dự án lớn
3.3- Mô hình 5 Minute Update áp dụng khi báo cáo trực tiếp bằng lời nói
4- Những sai lầm biến bản báo cáo thành một thảm họa giao tiếp
4.1- Chiếc bẫy báo cáo kiểu quả dưa hấu, chỉ báo tin vui giấu tin buồn
4.2- Chiếc bẫy mang rác đến bắt sếp phải đi dọn dẹp

1- Bản chất của sự yên tâm và thứ sếp thực sự tìm kiếm trong báo cáo 

Để biết cách báo cáo khiến sếp yên tâm, trước hết bạn phải hiểu được tâm lý của người quản lý khi họ đọc thông tin. Sếp là người đứng mũi chịu sào, chịu trách nhiệm cao nhất về hiệu quả hoạt động của toàn bộ phòng ban trước ban giám đốc. Vì vậy, nỗi sợ lớn nhất của họ là không biết chuyện gì đang thực sự xảy ra hoặc tệ hơn là sự im lặng tuyệt đối từ nhân viên. Thứ sếp thực sự cần ở báo cáo nằm ở ba yếu tố cốt lõi sau:

1.1- Sự minh bạch tuyệt đối về tiến độ công việc 

Sếp không sợ bạn gặp khó khăn hay làm sai, sếp chỉ sợ bạn giấu lỗi. Hơn nữa, một nhân sự chuyên nghiệp cần biết cách phân loại trạng thái công việc một cách rõ ràng. Hãy cho sếp biết dự án đang ở vùng xanh (an toàn, đúng tiến độ), vùng vàng (có rủi ro nhẹ, cần lưu ý) hay vùng đỏ (nguy hiểm, có nguy cơ đổ vỡ). Sự thẳng thắn và dám phơi bày các số liệu thực tế của bạn sẽ tạo ra niềm tin vững chắc giữa hai bên.

1.2- Sự ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào trọng tâm 

Sếp của bạn có hàng trăm công việc phải xử lý mỗi ngày, họ không có thời gian để đọc một báo cáo dài dòng, lê thê như một cuốn tiểu thuyết về quá trình bạn làm việc vất vả ra sao. Một bản báo cáo chuẩn mực phải đảm bảo được quy tắc kết quả sau cùng đưa lên đầu, nguyên nhân và chi tiết kỹ thuật xếp ở phía sau. Đây là cách giúp sếp nắm bắt chính xác trọng tâm dự án chỉ trong ba mươi giây đầu tiên.

1.3- Tư duy làm chủ hành động trong mọi tình huống 

Bản báo cáo phải chứng minh cho sếp thấy bạn là người đang chủ động điều khiển công việc chứ không phải là một chiếc máy đếm đầu việc thụ động chờ sếp chỉ tay năm ngón. Vì vậy, bạn cần vận dụng tư duy quản trị ngược và giao tiếp hiệu quả để cung cấp thông tin và giải pháp cho sếp thay vì đợi họ hỏi mới trả lời.


Xem thêm tại>>>Càng giỏi chuyên môn càng khó lên cao – vì sao?

2- Công thức 4C tiêu chuẩn vàng của kỹ năng báo cáo công sở 

Để những báo cáo của bạn đạt hiệu quả giao tiếp cao nhất, hãy áp dụng bộ khung 4C kinh điển dưới đây:

2.1- Concise – Ngắn gọn và cô đọng thông tin 

Bạn cần loại bỏ toàn bộ những tính từ mô tả cảm xúc và những câu văn dông dài. Thay vì viết "Tuần này đội của em đã rất nỗ lực phối hợp và đạt được kết quả tương đối khả quan, doanh số có sự tăng trưởng nhẹ so với tuần trước nhờ triển khai một số chương trình khuyến mãi", hãy cô đọng lại thành "Doanh thu tuần này đạt một trăm hai mươi triệu đồng, tăng mười lăm phần trăm so với tuần trước nhờ chiến dịch giảm giá mười phần trăm cho dòng sản phẩm cốt lõi".

2.2- Clear – Rõ ràng và dễ dàng quét thông tin 

Bạn cần thiết kế bản báo cáo sao cho sếp có thể nắm bắt cấu trúc trong nháy mắt. Hãy sử dụng các đầu dòng ngắn gọn, in đậm các từ khóa quan trọng và tận dụng các định dạng màu sắc (Xanh - Vàng - Đỏ) để biểu thị mức độ khẩn cấp của công việc, đồng thời bạn cũng có thể chèn thêm các biểu đồ trực quan hóa số liệu để tiết kiệm tối đa thời gian xử lý thông tin và nâng cao trải nghiệm giao tiếp.

2.3- Correct – Chính xác và có nguồn dữ liệu bảo chứng 

Cách báo cáo khiến sếp yên tâm phải tuyệt đối nói không với các cụm từ mang tính phỏng đoán vô căn cứ như "em thấy dạo này", "hình như là", "em đoán là". Những thông tin bạn đưa vào báo cáo phải đi kèm với các con số định lượng cụ thể và chỉ rõ nguồn trích xuất dữ liệu. Sự chính xác trong số liệu là cách tốt nhất giúp bạn bảo vệ uy tín cũng như những câu hỏi hóc búa của sếp.

2.4- Constructive – Mang tính xây dựng và cung cấp giải pháp 

Đây là yếu tố phân định đẳng cấp giữa một nhân sự thực thi và một nhà quản lý tương lai. Khi bạn phải báo cáo về một lỗi sai, một sự cố đột xuất hoặc một dự án đang bị chậm tiến độ ở vùng đỏ, tuyệt đối đừng chỉ thông báo tin xấu mà hãy luôn đính kèm theo đó ít nhất hai giải pháp, kèm theo đó là bản phân tích ngắn gọn về ưu nhược điểm và chi phí của từng phương án để sếp chọn lựa. 

3- Ba mô hình báo cáo thực chiến giúp bạn bật level quản lý nhanh chóng 

Tùy thuộc vào bối cảnh giao tiếp, thời gian và tính chất của công việc, bạn hãy linh hoạt lựa chọn cách báo cáo khiến sếp yên tâm theo một trong ba mô hình báo cáo chuẩn mực dưới đây:

3.1- Mô hình PPP áp dụng cho báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng nhanh gọn 

PPP là viết tắt của ba từ Progress (Tiến độ), Plan (Kế hoạch) và Problem (Khó khăn). Đây được xem là bộ khung hoàn hảo cho một email báo cáo định kỳ. Ở phần một, bạn sẽ liệt kê những kết quả nổi bật nhất đã hoàn thành trong tuần, kèm số liệu chứng minh. Phần hai, bạn vạch ra ba mục tiêu lớn nhất sẽ tập trung xử lý trong tuần tới. Và phần ba, bạn cần nêu ra một khó khăn lớn nhất đang gặp phải và chỉ rõ bạn cần sếp hỗ trợ những nguồn lực cụ thể nào để tháo gỡ.

3.2- Mô hình STAR áp dụng cho báo cáo giải trình hoặc tổng kết dự án lớn 

STAR là viết tắt của Situation (Bối cảnh), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động) và Result (Kết quả). Mô hình này thích hợp khi bạn cần trình bày các trường hợp xảy ra sự cố đột xuất hoặc khi một chiến dịch lớn vừa kết thúc. Theo đó, bạn sẽ bắt đầu bằng việc mô tả bối cảnh, tiếp theo là liệt kê nhiệm vụ được giao, những hành động đã thực hiện, sau cùng kết thúc bằng những con số kết quả cụ thể.

3.3- Mô hình 5 Minute Update áp dụng khi báo cáo trực tiếp bằng lời nói 

Đôi khi bạn sẽ bất ngờ gặp sếp ở hành lang, trong thang máy hoặc có đúng năm phút đầu giờ trước khi sếp bước vào một cuộc họp quan trọng. Lúc này, hãy kích hoạt tư duy chiến lược linh hoạt để trình bày báo cáo bằng miệng siêu tốc với ba ý chính gồm có kết quả mà team vừa đạt được, rủi ro lớn nhất có thể ảnh hưởng đến tiến độ và hành động tiếp theo bạn sẽ thực hiện. Hãy nói một cách ngắn gọn, súc tích để sếp thấy được bạn đang hoàn toàn làm chủ tình hình.

4- Những sai lầm biến bản báo cáo thành một thảm họa giao tiếp 

Học cách báo cáo khiến sếp yên tâm là một quá trình rèn luyện tư duy không ngừng nghỉ. Nhưng, nhiều người vẫn thường xuyên phạm phải hai sai lầm tâm lý tai hại dưới đây, khiến họ đánh mất điểm uy tín với sếp một cách đáng tiếc.

4.1- Chiếc bẫy báo cáo kiểu quả dưa hấu, chỉ báo tin vui giấu tin buồn 

Hội chứng dưa hấu (Watermelon Reporting) là thuật ngữ dùng để chỉ những bản báo cáo nhìn bên ngoài thì xanh ngắt (an toàn, mọi thứ đều tốt đẹp) nhưng khi bổ ra bên trong thì đã đỏ sẫm (hệ thống lỗi, dự án chậm tiến độ). Thực tế, vì sợ bị sếp trách phạt mà nhiều người đã cố tình bóp méo số liệu hoặc dùng những lời văn hoa mỹ để che đậy sai lầm khi phát hiện dự án có dấu hiệu trục trặc.

Nhưng, giấy không gói được lửa, đợi đến khi mọi việc đổ bể thì sếp đã không thể cứu vãn mà chỉ biết đứng ra chịu trận một cách bị động. Hành vi giấu lỗi này sẽ phá hủy hoàn toàn niềm tin của sếp với bạn, họ chắc chắn sẽ không bao giờ giao cho bạn những dự án lớn nữa.

4.2- Chiếc bẫy mang rác đến bắt sếp phải đi dọn dẹp 

Ngược lại hoàn toàn với bẫy giấu lỗi là hội chứng than vãn bừa bãi. Nhiều nhân viên có thói quen liệt kê một danh sách dài dằng dặc những khó khăn, thách thức trong báo cáo như khách hàng khó tính, phòng ban khác không hợp tác, ngân sách quá ít, công cụ bị lỗi,… Họ nói rất nhiều nhưng lại không đưa ra được bất kỳ một ý kiến hay giải pháp nào để khắc phục.

Bản báo cáo lúc này giống như một nơi để trút xuống những cảm xúc tiêu cực và bạn đang cố đùn đẩy toàn bộ trách nhiệm giải quyết sang cho sếp. Cách làm này sẽ khiến sếp đánh giá bạn là người có giá trị cá nhân nơi công sở yếu kém, không dám chịu trách nhiệm và chỉ biết bao biện cho sự bất tài của mình.

Lời kết

Một bản báo cáo xuất sắc không nằm ở việc nó dài bao nhiêu trang hay được trang trí bằng những hiệu ứng như thế nào. Bởi lẽ, giá trị thực sự của báo cáo nằm ở khả năng giải tỏa áp lực, mang lại sự an tâm tuyệt đối cho người lãnh đạo và chứng minh được tư duy quản trị hệ thống của người viết. Nếu sở hữu cách báo cáo khiến sếp yên tâm, bạn sẽ tự nâng cao giá trị cá nhân trước mặt sếp và mở ra lộ trình thăng tiến vững chắc trong dài hạn.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn biết cách viết báo cáo đúng chuẩn, đáp ứng được nhu cầu của sếp. Bạn đừng xem việc này như một một nghĩa vụ phiền toái, thay vào đó hãy thay đổi góc nhìn, xem nó như một cơ hội vàng để thể hiện năng lực sáng tạo, tư duy dữ liệu sắc sảo của mình. Có như vậy, bạn mới thành công khẳng định được giá trị của bản thân.

​​​​​​

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet