Ngày nay, ứng dụng phần mềm vào công việc đã là yêu cầu bắt buộc đối với một kỹ sư Lean Six Sigma chuyên nghiệp. Tuy nhiên, giữa rất nhiều phần mềm đang tồn tại trên thị trường, làm sao để biết đâu là phần mềm phù hợp? Để biết được câu trả lời, bạn đọc hãy cùng tìm hiểu các phần mềm hỗ trợ kỹ sư Lean Six Sigma trong bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé.
MỤC LỤC:
1- Vai trò của phần mềm đối với kỹ sư Lean Six Sigma (LSS)
2- Các phần mềm phổ biến hỗ trợ kỹ sư Lean Six Sigma
2.1- Nhóm phần mềm phân tích thống kê
2.2- Nhóm phần mềm sơ đồ hóa và mô phỏng
2.3- Nhóm phần mềm quản lý dự án và cải tiến liên tục
2.4- Phần mềm Kiểm soát Quy trình Thống kê (SPC) thời gian thực
2.5- Công cụ thu thập dữ liệu di động tùy chỉnh
2.6- Các công cụ hỗ trợ bổ trợ khác
3- Tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp
1- Vai trò của phần mềm đối với kỹ sư Lean Six Sigma (LSS)
Kỹ sư Lean Six Sigma phải làm việc với rất nhiều dữ liệu, biểu đồ và báo cáo. Nếu chỉ làm thủ công, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ phạm sai sót. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của các phần mềm chuyên dụng, bạn có thể làm việc nhanh chóng và chính xác hơn.
Về cơ bản, phần mềm có thể giúp kỹ sư Lean Six Sigma:
- Phân tích, xử lý khối lượng dữ liệu lớn chỉ trong vài phút. Điều này giúp bạn không phải mất hàng giờ tính toán thủ công.
- Trực quan hóa quy trình bằng các biểu đồ, sơ đồ, báo cáo rõ ràng, dễ hiểu, từ đó giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt tình hình hơn.
- Quản lý dự án, theo dõi tiến độ, phân công công việc và kiểm soát rủi ro hiệu quả. Nhờ vậy, dự án cải tiến sẽ luôn đi đúng hướng.
- Giảm sai sót trong việc nhập liệu, cải thiện độ chính xác khi phân tích, hạn chế các lỗi do con người.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc xử lý số liệu và có thể tập trung vào việc đưa ra giải pháp cải tiến.
Nội dung liên quan>>>Các chứng chỉ Lean Six Sigma gồm những gì – nên học loại nào?
2- Các phần mềm phổ biến hỗ trợ kỹ sư Lean Six Sigma
Có nhiều phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ kỹ sư Lean Six Sigma trong công việc. Mỗi phần mềm lại có đặc điểm và công dụng riêng. Vì vậy, Uptalent xếp chúng vào từng nhóm để bạn dễ hiểu hơn.
2.1- Nhóm phần mềm phân tích thống kê
Nhóm phần mềm này tập trung chính vào giai đoạn Measure và Analyze. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm phân tích thống kê đứng đầu trong việc giúp chuyển hóa dữ liệu thô thành các quyết định cải tiến chính xác sau đây để hiểu rõ hơn.
(1)- Minitab
Minitab là phần mềm chuyên sâu về SPC (Control Charts), năng lực quy trình (Cpk, Ppk), thiết kế thí nghiệm (DOE) và đánh giá hệ thống đo lường (Gage R&R). Ưu điểm lớn nhất của nó là có chế độ Assistant hướng dẫn chọn công cụ và đọc kết luận bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ nền tảng Cloud mạnh mẽ cho kỹ sư LSS.
(2)- JMP
Nếu Minitab là tiêu chuẩn vàng của ngành thì JMP chính là đỉnh cao của trực quan hoá dữ liệu. JMP cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu khám phá (EDA), mô hình hóa dự báo và mô phỏng kịch bản "What-if".
Điểm mạnh của phần mềm này là đồ họa có tính tương tác cực mạnh. Nó cho phép kỹ sư LSS xử lý các bộ dữ liệu khổng lồ và các biến số phức tạp mà Minitab khó có thể đáp ứng được.
(3)- SigmaXL và QI Macros
SigmaXL và QI Macros là các công cụ Six Sigma tích hợp trực tiếp vào Excel. Chúng có khả năng cung cấp đầy đủ biểu đồ Pareto, xương cá, ANOVA và SPC ngay trong Microsoft Excel.
Vì được tích hợp vào excel nên bạn có thể tiết kiệm chi phí và không phải học thêm một giao diện mới. Bạn chỉ cần lựa chọn dữ liệu và tính năng Wizard thông minh sẽ tự động đề xuất biểu đồ phù hợp nhất.
2.2- Nhóm phần mềm sơ đồ hóa và mô phỏng
Trọng tâm chính của nhóm phần mềm này là giúp kỹ sư Lean Six Sigma trực quan hóa quy trình hiện tại và thử nghiệm các giải pháp mới trong giai đoạn Define & Improve.
Dưới đây là các công cụ hỗ trợ đắc lực cho kỹ sư LSS mà Uptalent đã tổng hợp:
(1)- Lucidchart / Microsoft Visio
Đây là hai phần mềm hỗ trợ kỹ sư LSS vẽ sơ đồ SIPOC, Flowchart (Lưu đồ) và Swimlane (Sơ đồ bơi) để xác định điểm nghẽn. Điểm nổi bật của chúng là được tích hợp AI giúp tự động chuyển văn bản hoặc dữ liệu thô thành sơ đồ nhanh chóng và hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa trực tuyến theo thời gian thực.
(2)- Minitab Workspace
Minitab Workspace chính là bộ công cụ Lean đa năng. Nó cung cấp hơn 90 biểu mẫu chuẩn hóa cho kỹ sư LSS như sơ đồ chuỗi giá trị (VSM), phân tích rủi ro (FMEA) và sơ đồ Xương cá (Ishikawa).
Điểm mạnh của phần mềm này nằm ở khả năng liên kết dữ liệu xuyên suốt. Tức là, khi bạn thay đổi thông tin ở VSM, các bảng tính liên quan sẽ tự động cập nhật cũng như hỗ trợ quản lý dự án một cách đồng bộ và chuyên nghiệp.
(3)- AnyLogic / FlexSim
AnyLogic / FlexSim giúp kỹ sư LSS xây dựng mô hình 3D ảo cho nhà máy hoặc quy trình dịch vụ để chạy thử các phương án cải tiến. Thế mạnh của chúng chính là khả thực hiện phân tích "What-if" (Nếu... thì...). Nhờ có chúng mà kỹ sư biết trước được kết quả cải tiến sẽ tác động thế nào đến năng suất thực tế mà không cần tốn kém chi phí thay đổi trực tiếp tại hiện trường.
2.3- Nhóm phần mềm quản lý dự án và cải tiến liên tục
Nhóm phần mềm này giúp kỹ sư Lean Six Sigma quản lý toàn diện hệ thống cải tiến và đảm bảo các dự án đi đúng lộ trình chiến lược. Dưới đây là một số phần mềm quản trị hệ thống thường được sử dụng phổ biến:
(1)- Minitab Engage
Minitab Engage hỗ trợ kỹ sư LSS quản lý danh mục dự án chuyên sâu và theo dõi toàn bộ lộ trình dự án DMAIC từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Ưu điểm của nó là có khả năng tự động tổng hợp và báo cáo số tiền tiết kiệm được. Bên cạnh đó, nó cũng giúp quản lý lộ trình thăng tiến và cấp chứng chỉ Đai (Belt) cho nhân sự trong doanh nghiệp.
(2)- KPI Fire / KaiNexus
Hai phần mềm này giúp kỹ sư LSS liên kết các mục tiêu kinh doanh lớn với từng dự án cải tiến nhỏ lẻ tại hiện trường. Từ đó, họ giúp nhà lãnh đạo thấy được bức tranh tổng thể về hiệu quả cải tiến, góp phần tạo ra môi trường để mọi nhân viên đều có thể đóng góp ý tưởng Kaizen và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
(3)- Minitab Connect
Minitab Connect có khả năng tự động hóa dữ liệu theo thời gian thực. Theo đó, dữ liệu được tự động thu thập từ các thiết bị IoT và hệ thống sản xuất, sau đó đẩy thẳng vào các biểu đồ kiểm soát (SPC). Nhờ vậy, kỹ sư LSS chỉ cần giám sát quy trình liên tục mà không phải nhập liệu thủ công nữa y.
(4)- ClickUp, Asana, Trello
Các phần mềm này giúp kỹ sư quản lý tác vụ và Kanban. Cụ thể, chúng sẽ chia nhỏ dự án DMAIC thành các đầu việc (tasks) hàng ngày cho nhóm dự án.
Với thế mạnh trong việc trực quan hóa tiến độ bằng Kanban Board (thẻ công việc), chúng giúp kỹ sư LSS dễ dàng theo dõi xem ai đang làm gì, việc nào đang bị tắc nghẽn và đảm bảo dự án luôn hoàn thành đúng thời hạn.
2.4- Phần mềm Kiểm soát Quy trình Thống kê (SPC) thời gian thực
Nhóm này tập trung vào việc giám sát dây chuyền sản xuất ngay tại thời điểm hiện tại. Hai phần mềm được biết tới nhiều nhất là InfinityQS và ChartWorld.
Sử dụng các phần mềm này giúp kỹ sư LSS thu thập dữ liệu trực tiếp từ các thiết bị đo hoặc cảm biến trên dây chuyền. Đồng thời, chúng còn có thể tự động phát hiện các xu hướng bất thường và gửi cảnh báo ngay lập tức khi quy trình có dấu hiệu vượt khỏi giới hạn kiểm soát. Nhờ vậy, tỷ lệ sản phẩm lỗi được giảm thiểu tối đa.
2.5- Công cụ thu thập dữ liệu di động tùy chỉnh
Công cụ điển hình nhất chính là Alpha TransForm. Kỹ sư Lean Six Sigma có thể dùng nó để tạo ứng dụng trên điện thoại/máy tính bảng để thu thập dữ liệu hiện trường. Tại những vị trí không có máy tính hoặc cần tính di động cao, phần mềm này vô cùng hữu ích.
Ưu điểm lớn nhất của Alpha TransForm là nó hoàn toàn có thể thay thế các bảng ghi chép bằng giấy. Dữ liệu sau được nhập sẽ tự động đồng bộ về hệ thống phân tích trung tâm, từ đó đảm bảo tính tức thời và chính xác.
2.6- Các công cụ hỗ trợ bổ trợ khác
Các công cụ bổ trợ phổ biến nhất được biết tới là Microsoft Excel, iGrafx và Bizagi. Kỹ sư LSS có thể sử chúng để thiết kế lại toàn bộ luồng vận hành của doanh nghiệp và mô phỏng sự tương tác giữa các phòng ban. Nếu bạn đang lựa chọn công cụ cho các dự án cải tiến quy trình hành chính hoặc dịch vụ quy mô lớn thì đừng bỏ qua những công cụ này.
Xem thêm tại>>>Kỹ năng cần có của một Kỹ Sư Lean Six Sigma
3- Tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp
Không phải tất cả phần mềm đều phù hợp với mọi kỹ sư Lean Six Sigma. Do đó, việc chọn công cụ cần phải hợp với nhu cầu và hoàn cảnh thực tế.
Dưới đây là một vài tiêu chí quan trọng Uptalent cho rằng bạn nên cân nhắc khi chọn phần mềm:
(1)- Quy mô dự án
Tuỳ vào quy mô dự án lớn hay nhỏ mà bạn sẽ chọn phần mềm tương ứng. Cụ thể, nếu dự án nhỏ, bạn có thể dùng những phần mềm đơn giản, dễ thao tác như Excel hoặc SigmaXL. Nhưng với dự án lớn, nhiều dữ liệu phức tạp, bên nền nghĩ tới các phần mềm chuyên sâu hơn như Minitab hay JMP.
(2)- Ngân sách và chi phí
Một số phần mềm có phí bản quyền khá cao, trong khi những công cụ tích hợp trong Excel lại tiết kiệm hơn. Vì vậy, bạn nên cân nhắc ngân sách của doanh nghiệp hoặc cá nhân để có chọn lựa hợp lý.
(3)- Mức độ thân thiện với người dùng
Phần mềm càng dễ sử dụng thì bạn càng tiết kiệm được thời gian học và thao tác. Nếu bạn chưa quen với công cụ phức tạp, hãy ưu tiên phần mềm có giao diện trực quan.
(4)- Khả năng tích hợp
Rất nhiều dự án đồi hỏi phải kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn. Vì vậy, các phần mềm có khả năng tích hợp với Excel, hệ thống ERP hay các công cụ quản lý dự án sẽ là lựa chọn lý tưởng giúp công việc mượt mà hơn.
(5)- Nhu cầu phân tích dữ liệu
Tiêu chí sau cùng bạn cần quan tâm chính là nhu cầu phân tích dữ liệu. Chẳng hạn, khi cần phân tích cơ bản, bạn sẽ chỉ cần những công cụ đơn giản. Nhưng, nếu dự án đòi hỏi phải kiểm định giả thuyết, phân tích thống kê chuyên sâu, bạn nên chọn phần mềm chuyên dụng như Minitab.
Lời kết
Phần mềm là trợ thủ đắc lực giúp kỹ sư Lean Six Sigma xử lý dữ liệu phức tạp, tính toán các con số. Nhưng, chính sự tư duy, tầm nhìn xa rộng mới là yếu tố tạo nên linh hồn của dự án và giúp bạn ra quyết định. Vì vậy, bạn đừng quá lệ thuộc vào công cụ mà chỉ nên dùng chúng để giải thoát chính mình khỏi các phép tính khô khan và tập trung tìm ra giải pháp sáng tạo.
Hy vọng những chia sẻ trên đây của Ms Uptalent đã giúp bạn đọc nhận diện rõ các phần mềm cần với kỹ sư Lean Six Sigma. Đồng thời, bạn cũng kiên trì trau dồi kỹ năng công nghệ và tư duy cốt lõi để trở thành một kiến trúc sư cải tiến thực thụ.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
