Bí quyết xây dựng Kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Nhân tài là tài sản vô giá của doanh nghiệp, là nguồn cội cho mọi thành công. Và quá trình triển khai kỳ tuyển dụng nhân sự chính là khoảng thời gian vàng mang đến tài sản vô giá này. Tuy nhiên, giữa hàng trăm, hàng nghìn hồ sơ ứng tuyển, việc tìm ra đúng những nhân tài doanh nghiệp thật sự cần là điều không hề dễ dàng. Cần có bí kíp, và hôm nay, quân sư TalentBold sẽ bật mí cho các doanh nghiệp khi triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần chú ý điều gì, cần đặt trọng tâm vào đâu.

MỤC LỤC:
1- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
2- Các bước thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự
3- Ngân sách tuyển dụng nhân sự
4- Thời gian, thời điểm tuyển dụng nhân sự
5- Một số lưu ý khác không kém phần quan trọng

1- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì? 

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một văn bản thể hiện toàn bộ quy trình triển khai công tác tuyển dụng, với tất tần tật mọi thông tin liên quan đến nhiệm vụ công việc, yêu cầu ứng viên, thời gian, không gian,nhân lực tham gia kỳ tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng…

Nhìn vào bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự, người quản lý tuyển dụng biết rõ từng bước công việc sẽ tiến hành. Tất cả những thành viên tham gia vào kỳ tuyển dụng cũng biết rõ bước công việc mình sẽ thực hiện, những yêu cầu về mặt thời gian, chất lượng công việc mình cần hoàn thành.

2- Các bước thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù tuyển dụng riêng, nên bản kế hoạch sẽ có thể bổ sung thêm nhiều bước. Trong phạm vi bài viết này, quân sư TalentBold sẽ giới thiệu các bước quan trọng nhất, chắc chắn không thể thiếu trong bất kỳ bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự nào. Đây được xem là nền tảng thiết lập bản kế hoạch tuyển dụng chuẩn nhất hiện nay:

• Bước 1 : Xác định nhu cầu tuyển dụng thực tế

Nhu cầu tuyển dụng có thể trong ngắn hạn (cần mới tiến hành tuyển dụng) hoặc trong dài hạn (theo mùa sản xuất trong năm). Việc nắm rõ nhu cầu nhân lực mà doanh nghiệp cần sẽ giúp việc kiểm soát biến động thị trường nhân lực nhanh và hiệu quả hơn.

• Bước 2 : Thiết lập lịch trình tuyển dụng nhân sự

Doanh nghiệp ngày nay không tuyển dụng dư nhân lực bao giờ,vì tài lực không cho phép. Đa phần khi tuyển dụng đều là lúc thật sự cần nhân lực, nên thời gian tuyển dụng thường gấp, đặt ra áp lực cho phòng nhân sự. Vì vậy, lịch trình tuyển dụng cần được nghiên cứu và phân bổ hợp lý.

• Bước 3 : Lên danh sách nguồn lực bổ trợ

Nguồn lực này bao gồm : nguồn cung ứng viên phù hợp, phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp, số lượng nhân sự hỗ trợ công tác tuyển dụng, phương thức đánh giá ứng viên được phê duyệt …

• Bước 4 : Xác định yêu cầu tuyển dụng đối với mỗi ứng viên

Mỗi vị trí có những yêu cầu tuyển dụng riêng. Cùng một vị trí mà khác nhà tuyển dụng cũng sẽ có những yêu cầu đặc thù của nhà tuyển dụng đó. Đây là bước quan trọng để ứng viên có thể tự mình đánh giá mức độ phù hợp của bản thân, xem như phụ nhà tuyển dụng sàng lọc hồ sơ vậy.

• Bước 5 : Soạn bản tin đăng tuyển dụng ấn tượng

Không chỉ ứng viên cần tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, mà bản thân nhà tuyển dụng cũng cần làm mình nổi bật trên các trang web tuyển dụng trực tuyến. Có như vậy, lượng ứng viên tìm đến tham khảo, rồi ứng tuyển mới đủ số lượng kỳ vọng.

• Bước 6 : Tiền hành quy trình tuyển dụng khoa học

Tiếp nhận, sàng lọc, liên lạc phỏng vấn, tiêu chuẩn đánh giá ứng viên … chính là những điều nhà tuyển dụng sẽ lên nội dung và thiết lập trình tự tiến hành theo khung thời gian, không gian hợp lý nhất cho cả ứng viên và người phụ trách các bước.

• Bước 7 : Xác thực thông tin ứng viên

Với những vị trí đòi hỏi cao về tính trung thực như quản lý cấp cao, nghiên cứu phát triển sản phẩm, quản lý tài liệu bí mật… thì nhà tuyển dụng thường sẽ áp dụng nghiệp vụ xác thực thông tin ứng viên. Những vị trí văn phòng thông thường rất ít áp dụng bước này.

• Bước 8 : Thông báo trúng tuyển đến ứng viên

Ứng viên doanh nghiệp chọn,chưa chắc sẽ chọn doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài tốc độ đánh giá tuyển dụng sau phỏng vấn phải nhanh thì thông báo trúng tuyển cũng cần chỉnh chu để ứng viên cảm nhận sự tôn trọng và chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.

• Bước 9 : Chuẩn bị đón chào ứng viên trúng tuyển

Thời gian thử việc là giai đoạn ứng viên trúng tuyển và nhà tuyển dụng tìm hiểu lẫn nhau, đánh giá mức độ phù hợp của nhau. Vì vậy, ngay từ ngày đầu ứng viên đến nhận việc, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ không gian, cơ sở vật chất và một môi trường làm việc thuận lợi cho nhân sự mới.

• Bước 10 : Đúc kết kinh nghiệm tuyển dụng

Dù tuyển dụng thuần thục đến mấy thì mỗi thời điểm tuyển dụng (cho dù là cùng một vị trí mà bạn đã tuyển hàng trăm lần) đều sẽ có những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Đây chính là những gì đội ngũ tuyển dụng nhân lực cần ngồi lại, ghi nhận và đưa ra giải pháp dự phòng tốt nhất, đảm bảo lần sau sẽ giải quyết siêu đỉnh trong mọi tình huống.

3- Ngân sách tuyển dụng nhân sự 

Ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng có thể thiết lập theo từng vị trí hoặc theo quý, theo năm. Qua đó, những khoản chi tiêu chắc chắn không thể “né” được nên được dự trù thông qua mức chi thực tế trong năm trước đó, xác suất tăng dự phòng khoảng 5% – 10%

• Chi phí quảng cáo tuyển dụng trả cho các nền tảng mạng xã hội hoặc các trang web tuyển dụng trực tuyến.

• Chi phí trả cho các chuyên gia tuyển dụng thuê ngoài

• Chi phí lương cho đội ngũ nhân sự phòng tuyển dụng

• Chi phí gói phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp

• Chi phí tham gia hội thảo, hội chợ việc làm…

Những chi phí phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch, hoặc chi phí tái tuyển dụng dự trù cũng có thể được thể hiện trong bản kế hoạch tuyển dụng trình ban lãnh đạo phê duyệt.

4- Thời gian, thời điểm tuyển dụng nhân sự 

Thời gian lập kế hoạch tuyển dụng rất đa dạng, tùy thuộc vào tính cấp thiết của nhu cầu bổ sung nhân lực. Có thể thiết lập kế hoạch trong vòng 01 tuần với những yêu cầu tuyển dụng đột xuất. Còn những nhu cầu bổ sung nhân lực theo thời vụ, theo mùa thì sẽ được thiết lập tối đa khoảng 06 tháng trước khi kỳ tuyển dụng diễn ra.

Ngày trước những kế hoạch tuyển dụng lâu dài có thể tiến hành trước 01 năm, nhưng hiện nay, thị trường nhân lực có sự cạnh tranh và biến động nhiều hơn nên thời gian được rút ngắn còn tối đa 06 tháng để phù hợp thực tế nguồn cung nhân lực.

Đối với kế hoạch tuyển dụng lâu dài thì bản kế hoạch tuyển dụng có thể hoàn thiện trong vòng 01 tuần, nhưng với nhu cầu tuyển dụng bất thường (đa phần đều cần nhân sự gấp) thì chỉ cho phép tối đa 02 ngày. Hồi trước, đây là một thách thức với phòng tuyển dụng, nhưng giờ với sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp, kế hoạch có thể nhanh chóng hoàn thiện trong vài giờ vì đã có sẵn nguồn dữ liệu kế hoạch tuyển dụng trong quá khứ làm tiền đề.

5- Một số lưu ý khác không kém phần quan trọng 

• Thứ nhất là nguồn cung ứng viên

Mỗi vị trí, mỗi cấp bậc sẽ có những nguồn cung ứng viên khác nhau. Ví dụ nói riêng về nguồn cung từ các trang web tuyển dụng trực tuyến, với các vị trí cấp nhân viên thì có timviecnhanh.com, cấp chuyên viên, quản lý thì có vietnamworks.com, careerbuilder.vn, còn thiên về cấp quản lý chuyên sâu thì có HRchannels.

• Thứ hai là nguồn lực hỗ trợ đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng

Xu hướng lựa chọn phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp đang lan tỏa khắp các doanh nghiệp Việt, hiệu quả nâng cao năng lực lưu trữ, bảo mật và chất lượng tuyển dụng nhân sự cải thiện đáng kể.

Bên cạnh đó, những dịch vụ tuyển dụng thuê ngoài như trợ lý tuyển dụng, chuyên gia tuyển dụng, công ty săn đầu người (Headhunter) cũng góp phần mang đến nhiều sự lựa chọn cho nhà tuyển dụng. Mới nhìn vào thì thấy doanh nghiệp tốn thêm chi phí, nhưng xét về mặt lợi ích cà về tốc độ và khả năng tìm kiếm nhân sự giỏi cho những vị trí khó tuyển thì cái lợi luôn cao hơn rất nhiều.

Nội dung một quy trình tuyển dụng ra sao, nhà tuyển dụng đều biết. Nhưng quy trình luôn bao gồm rất nhiều thứ, mà nguồn lực của doanh nghiệp không thể đáp ứng cao nhất cho tất cả được. Vì vậy, triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần chú ý điều gì để tối ưu hiệu quả tuyển dụng mới thật sự là nội dung quan trọng mà một kỳ tuyển dụng cần quan tâm. Thông qua bài viết hôm nay, quân sư TalentBold đã đề cập những nội dung cốt lõi mang tính quyết định nhất cho thành công của một kỳ tuyển dụng. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet