Brief là gì? Hướng dẫn cách viết một Brief chuyên nghiệp

Brief được biết đến là một tài liệu rất quan trọng trong các chiến dịch Marketing hoặc một hoạt động cụ thể nào đó của doanh nghiệp. 

Vậy brief là gì? Bạn đã biết cách viết bản brief chuyên nghiệp hay chưa? Hãy cùng tìm hiểu những thông tin thú vị nhất về brief qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé!

MỤC LỤC:
1- Brief là gì?
2- Phân loại brief
3- Những yếu tố tạo nên sự hoàn hảo cho một bản brief là gì?
4- Trong Marketing, vai trò của brief là gì?
5- Khách hàng và Agency sẽ làm việc cùng brief như thế nào?
6- Hướng dẫn cách viết brief chuyên nghiệp
   6.1- Project
   6.2- Client
   6.3- Brand
   6.4- Project Description
   6.5- Brand Background
   6.6- Objectives
   6.7- Target Audience
   6.8- Message
   6.9- Coverage
   6.10- Budget
   6.11- Timing

1- Brief là gì? 

Trước khi đi sâu tìm hiểu về cách viết brief và những yếu tố tạo nên bản tóm tắt hoàn hảo thì chúng ta hãy cùng xem qua khái niệm brief là gì nhé.

Brief được định nghĩa là một bản tóm tắt bằng văn bản do khách hàng cung cấp cho Agency Marketing. Trong bản tóm tắt này thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết để đơn vị cung cấp dịch vụ Marketing có thể hiểu được yêu cầu, mong muốn của khách hàng.

Tuy nhiên, một bản brief hoàn hảo không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà nó còn phải có khả năng truyền cảm hứng, khơi gợi sự sáng tạo cho Agency.

2- Phân loại brief 

Theo như Uptalent tìm hiểu được thì hiện có 2 loại brief là Communication Brief (Bản tóm tắt nội dung ngắn gọn) và Creative Brief (Bản tóm tắt nội dung sáng tạo).

2.1- Communication Brief

Brief ngắn gọn là bản tóm tắt được lưu truyền giữa khách hàng và bộ phận Account của Agency Marketing. Mục đích của brief là nhằm trao đổi thông tin giữa hai bên.

Loại brief này được xây dựng dựa trên nguyên tắc 5W1H (What, When, Where, Why, Who và How). Đồng thời, nó cần giải quyết được những câu hỏi sau:

- Mục đích của khách hàng là gì?

- Các thông tin về thương hiệu và vấn đề đang gặp phải là gì?

- Thông tin về sản phẩm, thương hiệu.

- Đối thủ cạnh tranh là ai? Họ đang có những chiến dịch Marketing nào?

- Phân khúc khách hàng hướng đến?

- Những hạn chế về Marketing?

- Đâu là chiến lược Marketing phù hợp?

- Thông điệp muốn truyền tải là gì?

- Hiệu ứng truyền thông muốn đạt được?

- Ngân sách bao nhiêu?

2.2- Creative brief

Đây là bản brief được sử dụng trong nội bộ Agency Marketing. Bộ phận Account sẽ có trách nhiệm viết brief và chuyển cho bộ phận Creative.

Bản brief sáng tạo sẽ phải giải đáp được những câu hỏi sau:

- Kỳ vọng kinh doanh dành cho thương hiệu sẽ như thế nào?

- Biện pháp nào có thể gia tăng hiệu quả chiến dịch Marketing?

- Giải pháp để đạt hiệu quả truyền thông tốt nhất?

- Thông điệp cốt lõi cần truyền tải là gì?

- Phải làm sao để tạo được thông điệp hiệu quả?

- Mục tiêu của chiến dịch truyền thông là gì?

- Thời gian triển khai, thực hiện ý tưởng là bao lâu?

- Các mốc thời gian quan trọng của dự án (ngày duyệt nội dung, ngày trình bày với khách hàng,…)?

- Đâu là kênh truyền thông phù hợp, có sức ảnh hưởng lớn tới khách hàng?

3- Những yếu tố tạo nên sự hoàn hảo cho một bản brief là gì? 

Một bản tóm tắt hoàn hảo cần đáp ứng được các tiêu chí sau:

3.1- Ngắn gọn, dễ hiểu, đủ thông tin

Nội dung brief nên tập trung vào chủ đề chính, đầy đủ thông tin cần thiết nhưng không quá dài dòng và phải đảm bảo người đọc có thể hiểu đúng.

Những bản brief có quá nhiều thông tin chỉ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp của người soạn thảo. Đồng thời, nó còn khiến người đọc khó hiểu được yêu cầu chính cũng như mục tiêu cần hướng đến.

Vì vậy, bạn nên định hướng nội dung brief cho tốt và viết nó thật ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đủ thông tin cần thiết cho người đọc.

3.2- Có mục tiêu rõ ràng

Bản tóm tắt phải thể hiện rõ những mục tiêu quan trọng cần đạt được. Điều này giúp người tiếp nhận brief dễ dàng nắm bắt thông tin và theo sát quá trình thực hiện hơn.

Hơn nữa, việc xác định mục tiêu còn giúp bạn lập ra những kế hoạch, chỉ tiêu công việc cần hoàn thành cụ thể. Nhờ vậy mà công việc sẽ được tiến hành thuận lợi, hiệu quả hơn.

3.3- Thông tin chính xác, đầy đủ

Đây là điều rất quan trọng khi viết brief. Việc cung cấp chính xác, đầy đủ thông tin sẽ giúp các bên liên quan hiểu rõ công việc cần thực hiện, tiến trình thực hiện và dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần hơn.

3.4- Hiểu đối thủ

Để vượt lên đối thủ bạn phải phân tích chi tiết và hiểu chiến lược, cách làm của họ. Từ đó, bạn sẽ biết phải hành động như thế nào cho đúng để hoàn thành kế hoạch tốt nhất.

3.5- Phân bổ thời gian hợp lý

Thời gian thực hiện brief cần phù hợp, cụ thể. Nếu để thời gian quá dài hay quá ngắn đều có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Bởi vậy, một bản tóm tắt hoàn hảo cần có deadline cụ thể và có lịch trình thực hiện công việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

3.6- Đảm bảo có đủ ngân sách để thực hiện brief

Vấn đề tài chính luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu khi thực hiện các chiến dịch Marketing. Bạn sẽ phải làm sao để có đủ nguồn tiền cần thiết cho việc triển khai và hoàn thành công việc theo như kế hoạch đã đặt ra.

Bên cạnh đó, bạn cũng phải dự tính cả những sự cố có thể phát sinh để có biện pháp phòng ngừa, ứng phó hiệu quả nhất.

4- Trong Marketing, vai trò của brief là gì? 

Bản tóm tắt được ví như nền tảng vững chắc cho chiến dịch Marketing. Nó có thể giúp các bên tham gia vào chiến dịch kịp thời cập nhật thông tin về chiến dịch cũng như các hoạt động sẽ được triển khai.

Về cơ bản thì một bản brief sẽ có những vai trò quan trọng sau:

- Nó giúp bạn thiết lập mục tiêu cụ thể cho chiến dịch Marketing.

- Cung cấp cho bạn các cột mốc thời gian quan trọng trong chiến dịch. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý quá trình thực hiện chiến dịch hơn.

- Phân công trách nhiệm, vai trò cụ thể cho các bên liên quan.

- Thể hiện chính xác mục đích của chiến lược Marketing.

- Đưa ra các tiêu chí cụ thể giúp bạn đo lường mức độ thành công của chiến dịch.

- Xác định kết quả mong đợi của chiến dịch.

- Loại bỏ, giảm thiểu những sai sót có thể phát sinh khi thực hiện chiến dịch và quyết định sự thành bại của một chiến dịch.

5- Khách hàng và Agency sẽ làm việc cùng brief như thế nào? 

Khi tìm hiểu vai trò của brief là gì bạn sẽ thấy nó quan trọng ra sao với kết quả thực hiện chiến dịch Marketing. Để đạt được hiệu quả tối ưu đòi hỏi các bên liên quan phải có quy trình làm việc cụ thể cùng brief. 

Về cơ bản quy trình làm việc với brief sẽ gồm có 5 bước sau:

5.1- Cung cấp brief

Trước tiên, khách hàng sẽ phải cung cấp cho Agency bản tóm tắt với các thông tin cần thiết nhằm giúp họ nắm bắt được yêu cầu, mong muốn rõ ràng hơn và có thể lên kế hoạch cho chiến dịch Marketing.

5.2- Lên kế hoạch

Từ bản brief, Agency sẽ tiến hành thiết lập kế hoạch tổng quan và chi tiết cho chiến dịch Marketing. Qua bản kế hoạch, bạn có thể thấy rõ những việc cần làm, các bước triển khai và ngân sách cần cho chiến dịch. 

5.3- Thực hiện

Agency sẽ gửi bản kế hoạch cho khách hàng phê duyệt và tiến hành điều chỉnh các hạng mục cần thiết. Sau đó, dựa vào kế hoạch được duyệt, họ sẽ bắt đầu triển khai công việc như dự tính và phát hành thông tin quảng cáo trên các kênh đã được thống nhất.

5.4- Tối ưu hóa quảng cáo

Agency cần có kế hoạch chạy quảng cáo cụ thể, phù hợp nhằm đạt được hiệu quả tối ưu khi tiến hành chiến dịch.

5.5- Tổng kết, thanh toán

Sau khi kết thúc chiến dịch, khách hàng và Agency sẽ tiến hành tổng hợp kết quả thực hiện, rút kinh nghiệm để có phương án cải thiện trong tương lai.

Cuối cùng, hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu chiến dịch, hiệu quả công việc và làm thủ tục thanh toán.

6- Hướng dẫn cách viết brief chuyên nghiệp 

Tiếp theo với chủ đề “brief là gì?”, Uptalent sẽ hướng dẫn bạn viết tóm tắt sao cho chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.

Một bản tóm tắt đúng tiêu chuẩn cần có các nội dung quan trọng sau:

- Project

- Client

- Brand

- Project Description

- Brand Background

- Objectives

- Target Audience

- Message

- Coverage

- Budget

- Timing

Bạn sẽ viết các nội dung trên như sau:

6.1- Project 

Tên dự án. Bạn sẽ phải thể hiện được dự án này là nhằm hướng đến chiến dịch nào, sự kiện nào,…

6.2- Client 

Tên khách hàng cùng những thông tin liên quan.

6.3- Brand 

Tên của sản phẩm, dịch vụ cần quảng bá trong chiến dịch.

6.4- Project Description 

Bạn cần mô tả ngắn gọn những việc cần làm và các yêu cầu đối với chiến dịch như địa điểm thực hiện, khu vực, phạm vi cần triển khai,…

6.5- Brand Background 

Bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ cần quảng bá. Hãy cung cấp thông tin càng chi tiết càng tốt. Nếu có các số liệu kèm theo sẽ càng tốt hơn.

Một số thông tin quan trọng bạn cần lưu ý khi viết phần này gồm có:

- Tình hình, xu hướng thị trường.

- Bạn định vị thương hiệu như thế nào.

- Đối thủ của công ty là ai?

- Điểm mạnh, điểm yếu, các hoạt động của công ty đối thủ?

6.6- Objectives 

Nêu rõ mục tiêu cần đạt được khi tiến hành dự án. Ví dụ, bạn có thể trình bày mục tiêu là tăng doanh số lên bao nhiêu %, nâng cao địa vị thương hiệu, gia tăng phạm vi nhận diện thương hiệu,…

6.7- Target Audience 

Xác định rõ nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu cần hướng đến. Nhóm khách hàng này có độ tuổi bao nhiêu, giới tính thế nào, có sở thích, thói quen ra sao,…

6.8- Message 

Thể hiện thông điệp bạn muốn truyền tải đến nhóm khách hàng mục tiêu qua chiến dịch.

6.9- Coverage 

Bạn muốn triển khai chiến dịch ở đâu? Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội hay toàn quốc?

6.10- Budget 

Ngân sách bạn có thể sử dụng cho dự án là bao nhiêu? Đây là yếu tố quan trọng quyết định tính khả thi cho các yêu cầu, ý tưởng Marketing của bạn.

6.11- Timing 

Nêu rõ thời hạn thực hiện dự án là bao lâu, deadline là ngày nào và các mốc thời gian quan trọng trong toàn chiến dịch.

Trên đây là một số thông tin về brief là gì và cách để viết được một bản brief hoàn chỉnh. Mong rằng bạn đã hiểu được tầm quan trọng của bản tóm tắt trong các hoạt động, chiến dịch Marketing và có thể tự mình soạn thảo được bản brief đúng chuẩn. Chúc bạn thành công!

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet