Back office là gì? Vị trí trong bộ phận Back Office

Back Office là cụm từ hiện phổ biến trong nhiều ngành nghề khác nhau. Vây, back office là gì? Bộ phận back office gồm những vị trí gì? Bạn đọc hãy cùng tìm câu trả lời qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé.

MỤC LỤC:
1- Back Office là gì?
2- Vai trò của bộ phận Back Office
3- Những áp lực của bộ phận Back Office
4- Các vị trí của bộ phận Back Office

 

1- Back office là gì? 

Back office (BO) là bộ phận thực hiện các công việc hành chính, hậu cần trong doanh nghiệp. Bộ phận này không phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhưng có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận khác. Vì vậy, thuật ngữ back office còn được dùng để chỉ những công việc không trực tiếp tạo ra doanh thu.

Công việc của back office thường bao gồm thanh toán, bảo quản hồ sơ, đảm bảo việc tuân thủ các quy định, kế toán và công nghệ thông tin. Có thể xem back office là bộ phận chuyên cung cấp các chức năng thiết yếu giúp công ty hoạt động trơn tru, ổn định.

Nhân viên trong bộ phận back office có mối quan hệ rất thân thiết với nhân viên front office và luôn sẵn sàng hỗ trợ bộ phận front office thực hiện các công việc giao tiếp với khách hàng. Dưới sự hỗ trợ của back office, toàn bộ doanh nghiệp có thể hoạt động theo chiều hướng tích cực và hiệu quả nhất.

Ngày nay, các vị trí back office thường làm việc khá xa trụ sở chính của công ty. Các doanh nghiệp có xu hướng đặt back office tại các thành phố có chi phí thuê văn phòng rẻ, giá nhân công thấp và dễ tuyển dụng nhân sự.

Trong khi đó, có nhiều công ty lại chọn thuê ngoài bộ phận back office nhằm tiết kiệm chi phí. Một số công ty lại chọn thuê cộng tác viên làm việc từ xa và quản lý bằng các phần mềm công nghệ. Ưu điểm của việc này là giúp doanh nghiệp cắt giảm tiền thuê văn phòng, tăng năng suất và còn tiếp cận được nhiều nhân sự tài năng thuộc nhiều lĩnh vực cũng như khu vực địa lý khác nhau.

2- Vai trò của bộ phận back office 

Back office được ví như xương sống của một công ty, có nhiệm vụ giữ cho các hoạt động trong công ty không bị gián đoạn. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của bộ phận back office:

2.1- Nâng cao năng suất làm việc của toàn công ty

Bộ phận back office có trách nhiệm cung cấp cho các bộ phận khác những thông tin cần thiết để duy trì hiệu quả công việc. Với những thông tin nhận được, nhân viên công ty trở nên chủ động hơn trong công việc và tích cực cải thiện hiệu quả công việc của mình thêm tốt hơn.

2.2- Tăng cường việc bảo mật thông tin, dữ liệu của công ty

Back office phụ trách việc sắp xếp, bảo quản các thông tin quan trọng của công ty. Họ được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp nên luôn đặt ưu tiên hàng đầu về việc bảo mật thông tin. Tất cả các thông tin do back office quản lý sẽ được giữ kín tuyệt đối.

3- Những áp lực của bộ phận back office 

Công việc nào cũng có những khó khăn, áp lực nhất định, với bộ phận back office cũng vậy. Vậy những áp lực của back office là gì?

Thông thường bạn sẽ phải đối mặt với những áp lực sau khi làm việc trong bộ phận back office:

3.1- Áp lực về thời gian

Khối lượng công việc của back office tương đối lớn, trong khi thời gian lại có giới hạn. Vì vậy, người làm back office không tránh khỏi bị áp lực về thời gian.

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục được vấn đề này nếu biết cách tổ chức công việc hợp lý. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên xem đó là áp lực mà hãy coi nó như là một công cụ đo lường giới hạn của bản thân. Khi đó, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn nếu có thể vượt qua giới hạn đó.

3.2- Sức khỏe

Vấn đề sức khoẻ được xem là một trong những áp lực của bộ phận back office. Lý do là vì con người chúng ta không thể lúc nào cũng khỏe mạnh được. Sẽ có những ngày bạn cảm thấy cơ thể mệt mỏi, đau đầu, chóng mặt,… Nhưng, công việc lại không thể chờ bạn khoẻ lại rồi mới tiếp tục.

Chính vì vậy, bạn cần chú ý chăm sóc sức khỏe bản thân thật tốt để luôn hoàn thành công việc back office với hiệu quả tối ưu.

3.3- Người lãnh đạo

Lãnh đạo là người đặt ra những yêu cầu về công việc và là người quản lý deadline của bộ phận back office. Bởi vậy, người quản lý cũng được xem là một trong những nguyên nhân gây ra áp lực cho người làm back office trong doanh nghiệp.

3.4- Đồng nghiệp trong công ty

Đôi khi áp lực của người làm công việc back office lại đến từ chính đồng nghiệp. Chẳng hạn, bạn có thể cảm thấy mình không đủ chăm chỉ, không giỏi bằng đồng nghiệp hoặc không có những ý tưởng hay như họ.

Tuy nhiên, bạn có thể khắc phục được tình trạng này bằng cách xây dựng sự tự tin và có lòng quyết tâm, kiên trì đủ lớn khi theo đuổi công việc. Bạn đừng nên xem đồng nghiệp như đối thủ mà hãy tích cực xây dựng mối quan hệ với họ và cùng hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc.

3.5- Thu nhập

Mỗi vị trí trong bộ phận back office sẽ có mức thu nhập khác nhau. Tuỳ thuộc vào công việc, kinh nghiệm và năng lực của mỗi người mà thu nhập sẽ cao hay thấp. 

Hiện tại, thu nhập trung bình của nhân viên back office có từ 1 – 3 năm kinh nghiệm vào khoảng 9 triệu/tháng. Đây được xem là mức lương khá tốt so với mặt bằng chung trên thị trường.

3.6- Chuyên môn

Nhân viên back office có trách nhiệm xử lý khối lượng lớn công việc từ nhiều bộ phận khác nhau gửi về. Do đó, bạn cần có trình độ chuyên môn và nền tảng kiến thức vững chắc để thể đảm đương những công việc được gửi đến từ các bộ phận khác.

4- Các vị trí của bộ phận back office 

Các vị trí công việc của bộ phận back office trong mỗi công ty sẽ có sự khác nhau. Điều này càng thể hiện rõ khi xe xét ngành nghề mà công ty đang hoạt động.

Tuy nhiên, khi tìm hiểu back office là gì, bạn sẽ thấy bộ phận này thường bao gồm các vị trí công việc phổ biến sau:

4.1- Nhân viên kế toán

Kế toán là vị trí thực hiện các công việc như lập chứng từ, nhập dữ liệu, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính,… Họ cũng phải đảm bảo các số dư tài khoản được đối chiếu và xác minh đúng quy trình.

Để đảm đương vị trí nhân viên kế toán, bạn cần có khả năng định hướng chi tiết, tổ chức, sắp xếp công việc tốt và có kỹ năng phân tích thành thạo.

4.2- Nhân viên nhân sự

Trách nhiệm của nhân viên nhân sự là đăng tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp các buổi phỏng vấn và chào đón nhân viên mới. Bên cạnh đó, họ cũng là người lập bảng lương, theo dõi tình hình nhân sự trong công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng nhân sự.

Người làm công việc nhân sự cần có khả năng tổ chức công việc và giao tiếp tốt. Đồng thời, đó còn phải là người đáng tin cậy.

4.3- Nhân viên công nghệ thông tin

Nhân viên công nghệ thông tin có nhiệm vụ quản lý phần mềm, hệ thống cơ sở dữ liệu và các kết nối mạng trong công ty. Họ là người trực tiếp cài đặt phần mềm, quản lý hệ thống công nghệ thông tin của công ty và hỗ trợ vấn đề kỹ thuật cho các đồng nghiệp khác.

4.4- Chuyên viên phân tích dữ liệu

Chuyên viên phân tích dữ liệu có nhiệm vụ diễn giải, phân tích dữ liệu và thực hiện việc thu thập dữ liệu. Họ cũng cần lập các báo cáo và hỗ trợ việc lưu trữ dữ liệu của công ty. 

Người làm công việc phân tích dữ liệu phải giỏi toán học, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có khả năng phân tích dữ liệu thành thạo.

4.5- Nhân viên tuân thủ

Nhân viên tuân thủ có nhiệm vụ xử lý tất cả những vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định trong công ty. Tức là, họ phải đảm bảo tất cả các nhân sự và chính công ty đang tuân thủ đúng các nghĩa vụ trong hợp đồng, luật pháp và các quy định khác.

Các nhân viên tuân thủ thường chịu sự giám sát trực tiếp của Giám đốc điều hành. Đồng thời họ phải am hiểu các tiêu chuẩn, chính sách, quy định liên quan và có kỹ năng giao tiếp tốt.

4.6- Chuyên viên phân tích rủi ro

Các chuyên viên phân tích rủi ro có trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư của công ty và xác định những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư. Từ những đánh giá về các khoản đầu tư, chuyên viên phân tích rủi ro có thể đưa ra giải pháp ngăn ngừa, hạn chế phù hợp cho doanh nghiệp.

Để làm công việc của một chuyên viên phân tích rủi ro, bạn cần có kỹ năng phân tích tốt, có khả năng lập chiến lược và đàm phán thành thạo.

4.7- Quản lý điều hành

Những người làm công việc quản lý điều hành thường làm việc trong nhóm quản lý của công ty. Nhiệm vụ của họ là giúp công ty phát triển và thực thi các chính sách, thủ tục hoạt động của công ty. 

Bên cạnh đó, nhà quản lý điều hành cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng và đảm bảo công ty đang hoạt động với hiệu suất tối ưu. 

Những nhà lãnh đạo điều hành phải có khả năng lãnh đạo giỏi, am hiểu các chính sách, văn bản pháp lý và các quy định khác.

Như vậy, Ms Uptalent vừa chia sẻ cùng bạn đọc những thông tin quan trọng về back office và vai trò của bộ phận này trong doanh nghiệp. Hy vọng sau bài viết bạn đã hiểu rõ back office là gì và bộ phận Back Office gồm những vị trí gì. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet