Administration Manager là vị trí quản trị hành chính trong các doanh nghiệp. Công việc của họ rất đa dạng và nhiều áp lực. Vì vậy, khi tuyển vị trí này doanh nghiệp luôn đòi hỏi ứng viên phải có chuyên môn nghiệp vụ tốt. Vậy, bạn đã biết Administration Manager là gì hay chưa? Hãy cùng Ms Uptalent tìm hiểu một số thông tin về Administration Manager và lộ trình thăng tiến từ Administration Manager đến HR & Admin Manager qua bài viết sau nhé.
MỤC LỤC
1- Administration Manager là gì?
2- Lộ trình thăng tiến từ Administration Manager đến HR & Admin Manager
2.1- Kiến thức, kỹ năng chuyên môn
2.2- Trau dồi kinh nghiệm thực tế
2.3- Rèn luyện các kỹ năng cần thiết đối với HR Manager
3- Sự khác nhau giữa Administration Manager và HR & Admin Manager
4- Các công ty FDI tìm kiếm những kỹ năng nào ở Administration Manager?
1- Administration Manager là gì?
Administration Manager hay Admin Manager được hiểu là quản trị viên hành chính. Đây là vị trí công việc thuộc bộ phận quản lý hành chính.
Mục tiêu của Administration Manager là đảm bảo tất cả các hoạt động, công việc thường ngày trong doanh nghiệp được diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. Theo đó, người đảm nhận vai trò này sẽ thực hiện các nhiệm vụ quan trọng sau:
- Tiếp nhận và chuyển giao các công văn, giấy tờ.
- Ghi chép biên bản cuộc họp, lưu trữ, sắp xếp thông tin, tài liệu, hợp đồng và các hồ sơ có liên quan khác.
- Theo dõi chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của nhân viên trong công ty, tiếp nhận các nhu cầu điều chỉnh phúc lợi, đãi ngộ, chính sách khen thưởng kỷ luật,…
- Đảm nhận việc đón khách, hỗ trợ các buổi họp,… khi được yêu cầu.
- Phụ trách việc mua sắm các tài sản, thiết bị, đồ dùng phục vụ cho công việc tại văn phòng.
- Quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ liên quan.
Có thể thấy, những công việc Administration Manager phải thực hiện mỗi ngày vô cùng đa dạng. Do đó, khi tuyển dụng vị trí này các doanh nghiệp luôn yêu cầu người đảm nhận phải có đủ năng lực và kinh nghiệm cần thiết. Điều này đảm bảo việc họ có thể giải quyết ổn thoả, nhanh gọn những công việc phát sinh mỗi ngày trong doanh nghiệp.
2- Lộ trình thăng tiến từ Administration Manager đến HR & Admin Manager
Sau một thời gian đảm nhận vị trí Admin Manager, bạn sẽ tích luỹ cho mình thêm nhiều kinh nghiệm thực tế. Khi đó bạn sẽ có cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn, như là HR & Admin Manager –
Trưởng phòng hành chính nhân sự.
Vị trí HR & Admin Manager đòi hỏi người đảm nhận phải có trình độ cao và năng lực làm việc xuất sắc. Người đảm nhận công việc này cần có tối thiểu bằng đại học chuyên ngành nhân sự và phải có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự. Bên cạnh đó, bạn còn phải đáp ứng được các yêu cầu về phẩm chất đạo đức và có tầm nhìn sâu rộng cũng như khả năng tư duy chiến lược.
Thông thường, lộ trình thăng tiến để một người đi từ vị trí Administration Manager lên HR & Admin Manager sẽ kéo dài từ 3 – 5 năm. Có người cần ít thời gian hơn nhưng cũng có người cần nhiều thời gian hơn. Điều này còn phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và năng lực của mỗi người.
Để có thể thuận lợi phát triển sự nghiệp bạn cần xác định mục tiêu và lên kế hoạch thực hiện cụ thể. Sau đây là lộ trình thăng tiến bạn có thể tham khảo để nhanh chóng thăng tiến lên HR Manager.
2.1- Kiến thức, kỹ năng chuyên môn
Điều đầu tiên bạn cần chú trọng chính là trang bị cho mình đầy đủ các kiến thức cần thiết về nhân sự và quản trị nguồn nhân lực. Bạn cần có niềm đam mê, sự yêu thích với lĩnh vực quản trị nhân sự và phải có khả năng cân bằng giữa tình cảm và lý trí để đưa ra các quyết định công tâm, sáng suốt nhất.
>>>> Xem thêm: HR Director là gì? Lộ trình thăng tiến từ HR Director đến Operation Director
2.2- Trau dồi kinh nghiệm thực tế
Công việc của HR & Admin Manager có liên quan trực tiếp và thường xuyên đến con người. Vì vậy bạn cần có kinh nghiệm quản lý nhân sự dày dạn để có thể mang đến những giá trị nhất định cho doanh nghiệp.
Theo đó, một HR & Admin Manager giỏi cần có các kinh nghiệm quan trọng sau:
- Có khả năng tham mưu cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan đến chính sách lương, thưởng cho người lao động. Đồng thời cần đảm bảo các chính sách này phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
- Khả năng tham mưu các chiến lược nhân sự phù hợp với định hướng và tình hình thực tế của công ty.
- Có kinh nghiệm với các hoạt động quản trị nhân sự như: tuyển dụng, chấm công, đào tạo, tính lương, BHXH,…
- Có khả năng xây dựng lộ trình phát triển cho từng vị trí công việc.
2.3- Rèn luyện các kỹ năng cần thiết đối với HR Manager
Một trong những yếu tố quan trọng khác bạn cần tích luỹ cho mình chính là tích cực rèn luyện các kỹ năng cần thiết với vị trí HR Manager. Đó là các kỹ năng sau:
+ Kỹ năng lãnh đạo: đây là kỹ năng rất quan trọng với vị trí quản lý như HR Manager. Kỹ năng này sẽ giúp bạn tạo dựng lòng tin với người khác cũng như đưa ra các quyết định công bằng, có tính thuyết phục cao. Từ đó bạn sẽ nhận được sự tôn trọng từ mọi người.
+ Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc: HR & Admin Manager phải đảm nhận rất nhiều công việc khác nhau. Do đó, bạn cần có khả năng sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả để luôn giữ được thế chủ động khi xử lý mọi việc.
+ Kỹ năng lập luận và tư duy logic: để có thể thuyết phục và khiến mọi người nghe theo, HR & Admin Manager cần có khả năng lập luận và tư duy logic. Điều này sẽ giúp bạn xử lý vấn đề và các tình huống phức tạp một cách ổn thoả và hiệu quả.
+ Khả năng truyền cảm hứng: trong vai trò của một HR & Admin Manager bạn cần có khả năng truyền tải sự hứng khởi và niềm say mê công việc cho nhân viên.
Ngoài các kỹ năng kể trên, bạn cũng nên trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý, khả năng làm việc nhóm,….
3- Sự khác nhau giữa Administration Manager và HR & Admin Manager
Giữa Administration Manager và HR & Admin Manager có các điểm khác nhau như sau:
+ Vai trò, trách nhiệm
Administration Manager có trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính trong doanh nghiệp cũng như xử lý các giấy tờ, hồ sơ, thủ tục liên quan đến tài sản và dữ liệu của công ty.
Còn HR & Admin Manager có trách nhiệm phụ trách những công việc có liên quan đến đội ngũ nhân sự và công tác hành chính tại các doanh nghiệp.
>>>> Xem thêm: HR là gì? Tất tần tật về ngành nghề Nhân sự (Human Resource)
+ Phạm vi công việc
Công việc của Admin Manager chủ yếu xoay quanh hoạt động hành chính tại văn phòng. Trong khi đó, HR & Admin Manager có liên quan đến công tác nhân sự và cả những công việc hành chính khác trong doanh nghiệp.
+ Cấp quản lý
Tuy rằng, Administration Manager và HR & Admin Manager đều là những vị trí quản lý, nhưng HR & Admin Manager thuộc cấp quản lý cao hơn và đảm nhận lượng công việc lớn hơn.
4- Các công ty FDI tìm kiếm những kỹ năng nào ở Administration Manager?
Khi tuyển dụng Administration Manager, các công ty FDI thường tìm kiếm các kỹ năng sau ở ứng viên:
4.1- Kỹ năng ngoại ngữ
Đây là kỹ năng bạn bắt buộc phải có nếu muốn ứng tuyển Administration Manager tại các công ty FDI. Bởi vì khi làm việc tại các doanh nghiệp này bạn sẽ phải làm việc cùng sếp và đồng nghiệp là người nước ngoài. Nếu không giỏi ngoại ngữ bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong công việc.
4.2- Kỹ năng chuyên môn
Có kỹ năng chuyên môn tốt sẽ giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả và được đánh giá cao. Hơn nữa, Admin Manager phải đảm nhận nhiều công việc đa dạng như thư ký, lễ tân, kinh doanh, quan hệ đối ngoại,… Do đó bạn cần có chuyên môn sâu rộng để hoàn thành công việc tốt nhất.
Ngoài ra, vị trí Admin Manager cũng yêu cầu bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, đã từng làm việc tại các công ty FDI.
4.3- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Administration Manager là vị trí phải giao tiếp với tất cả nhân sự trong công ty và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến công tác hành chính. Vì vậy, bạn cần nâng cao kỹ năng giao tiếp, ứng xử để có thể trình bày, giải thích vấn đề một cách dễ hiểu và có cách tương tác phù hợp với từng đối tượng cụ thể.
4.4- Kỹ năng quan sát, học hỏi
Tại vị trí Admin Manager, bạn phải liên tục học hỏi và trau dồi các kiến thức, kỹ năng cần thiết. Bạn cũng cần quan sát, học hỏi từ người khác để cải thiện bản thân và tích lũy cho mình những cách giải quyết vấn đề hoặc hướng tư duy hiệu quả hơn.
4.5- Có tầm nhìn và khả năng giải quyết vấn đề
Mỗi ngày Admin Manager sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc khác nhau. Bởi vậy, bạn cần có tầm nhìn và khả năng giải quyết vấn đề tốt để xử lý mọi việc ổn thoả và mang lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.
4.6- Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng này sẽ giúp Administration Manager sắp xếp công việc hiệu quả và hoàn thành mọi việc trong thời hạn cho phép.
4.7- Tin học văn phòng
Administration Manager phải làm việc với rất nhiều hồ sơ, giấy tờ và các loại tài liệu khác nhau. Do đó, thành thạo tin học văn phòng là yếu tố rất quan trọng giúp họ hoàn thành công việc của mình hiệu quả nhất.
Trên đây là những kiến thức Ms Uptalent muốn chia sẻ cùng bạn về Administration Manager. Hy vọng qua bài viết bạn đã hiểu rõ hơn Administration Manager là gì và lộ trình thăng tiến từ Administration Manager đến HR & Admin Manager. Đồng thời bạn cũng có thể vận dụng những gì đã biết để phát triển sự nghiệp trong tương lai. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
