Trách nhiệm của một Project Manager là phải đảm bảo dự án diễn ra theo đúng định hướng cũng như đảm bảo sự tương tác hài hòa giữa các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp. Họ là nhân tố trung gian kết nối các bên liên quan và giúp dự án hoàn thành theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
Trong vai trò của một Project Manager, chắc hẳn bạn cũng tự hỏi phải làm sao để có thể hoàn thành tốt nhất những nhiệm vụ được giao. Theo quan sát của HRchannels thì để đạt được thành công có bạn cần nắm rõ 05 điểm sau đây:
1. Lập bảng thống kê những yêu cầu của dự án
Là một Project Manager bạn cần tạo lập một bảng thống kê chi tiết những yêu cầu mà mỗi dự án cần phải hoàn thành. Những yêu cầu thường được tổng hợp từ yêu cầu của khách hàng hoặc là từ bảng kê công việc cần thực hiện. Tất cả những thông tin đó sẽ được thể hiện một cách chi tiết và đầy đủ để mọi thành viên tham gia dự án có thể nắm bắt chính xác và rõ ràng nhất.
Để hoàn thành dự án được giao, Project Manager sẽ phải theo dõi sát sao những việc cần thực hiện cũng như hiểu rõ yêu cầu kinh doanh tổng thể của dự án. Để làm được điều này bạn sẽ phải tiến hành nghiên cứu và lập kế hoạch cụ thể trước khi triển khai thực hiện dự án. Bên cạnh đó bạn cũng phải phân tích và đánh giá kỹ lưỡng những gì bạn khám phá được cũng như không ngừng đặt ra những câu hỏi về sản phẩm cuối cùng.
Một khi bạn nắm bắt tốt chiến lược thực hiện dự àn, bạn có thể dễ dàng xử lý những vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Đồng thời bạn cũng có thể cung cấp những hướng dẫn kịp thời mà không cần phải chờ đợi để có thêm thông tin.
2. Lưu trữ thông tin dự án khoa học
Toàn bộ thông tin liên quan đến dự án cần được lưu trữ một cách khoa học và có tổ chức trên một hệ thống duy nhất. Điều này đảm bảo mọi người đều có thể truy cập và dễ dàng tìm thấy thông tin mà họ cần.
Ngay từ khi bắt đầu triển khai dự án, Project Manager cần tiến hành phân loại và xây dựng cấu trúc cho những tài liệu có liên quan đến dự án. Bên cạnh đó, Project Manager cũng phải kiểm tra việc tạo lập những tài liệu này, đảm bảo các tệp tài liệu được định dạng đúng. Nếu điều này được thực hiện tốt ngay từ đầu sẽ hạn chế việc phải tốn thời gian sửa chữa những sai sót có thể tránh được.
3. Xây dựng lịch trình thực hiện dự án cụ thể
Trong vai trò của một Project Manager, bạn sẽ phải liệt kê toàn bộ những nhiệm vụ cần phải thực hiện và xây dựng lịch trình thực hiện một cách cụ thể. Bạn cần nắm rõ việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau và mỗi việc cần hoàn thành trong thời gian bao lâu.
Việc thiết lập lịch trình công việc phụ thuộc vào thời hạn hoàn thành của dự án. Nếu đó là một thời điểm được xác định cụ thể, thì bạn sẽ xây dựng lịch trình tính từ ngày kết thúc trở về trước. Ngược lại, nếu đó là thời điểm linh hoạt, thì bạn hãy xây dựng lịch trình bắt đầu từ thời điểm hiện tại và tiến hành công việc cho tới ngày hoàn thành thích hợp.
>>>> Xem thêm: Mức lương của Project Manager là bao nhiêu?
4. Kiểm soát ngân sách dự án
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Project Manager là phải đảm bảo dự án không bị phát sinh chi phí so với dự kiến. Thông thường, mỗi một dự án sẽ có một khoản ngân sách nhất định. Do đó, Project Manager sẽ phải dựa trên những nhiệm vụ và lịch trình làm việc được xác định trước đó để phân bổ ngân sách sao cho hợp lý.
Là một Project Manager bạn sẽ phải đảm bảo có đủ ngân sách để thực hiện dự án. Vì vậy, ngay từ đầu bạn phải dự tính được dự án có khả năng tốn kém nhiều chi phí hơn hay không. Hơn nữa, khi dự án đã bắt đầu được thực hiện thì việc đề nghị cấp thêm ngân sách sẽ rất khó khăn.
5. Tạo động lực cho các thành viên khác trong dự án
Trong vai trò của một người lãnh đạo các dự án, Project Manager cần đảm bảo cung cấp cho các thành viên tham gia dự án đủ nguồn lực và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc tốt nhất. Mặc dù việc chuẩn bị tài liệu dự án, lịch trình làm việc và ngân sách rất quan trọng. Nhưng những điều đó chỉ mới là bước thiết lập ban đầu của một dự án. Để một dự án có thể thành công, bạn cần phải đảm bảo mọi thứ sẽ diễn ra theo như kế hoạch và cung cấp cho những thành viên khác trong dự án điều kiện làm việc tốt nhất.
Một Project Manager thành công là người có khả năng hiểu rõ năng lực và những điểm đặc trưng của các thành viên khác trong dự án. Nhờ đó, họ có thể khai thác hiệu quả năng lực của cả nhóm và có biện pháp hiệu quả để khích lệ, động viên mọi người trong công việc.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Điểm khác biệt của Project Manager trong các tập đoàn đa quốc gia và doanh nghiệp nhỏ
Trên đây là 5 điểm mà HRchannels nghĩ rằng bất cứ Project Manager nào cũng phải nắm rõ. Bất kể bạn đang là Project Manager trong một doanh nghiệp có quy mô như thế nào hoặc là doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực nào đi nữa thì những điều này vẫn luôn đúng.
---------------------------------------------------------
HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
