Payroll là gì? Cách xây dựng bảng tính lương đúng chuẩn, chính xác

Payroll là thuật ngữ mà bất cứ ai làm việc trong ngành nhân sự cũng biết đến. Thế nhưng, để hiểu tường tận Payroll là gì lại không hề đơn giản. 

Nếu bạn cũng quan tâm đến chủ đề này thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của Ms Uptalent để nắm được các thông tin cốt lõi về Payroll cũng như biết cách lập bảng tính lương hiệu quả.

MỤC LỤC:
1- Payroll là gì?
2- Dịch vụ Payroll là gì?
3- Tầm quan trọng của Payroll
4- Những thông tin cần có trên Payroll
5- Các căn cứ giúp bạn xây dựng bảng tính lương đúng chuẩn
6- Giải pháp giúp bạn tạo ra một Payroll chuẩn xác

>>> Xem thêm: Việc làm Lương cao tại HRchannels

1- Payroll là gì? 

Payroll trong tiếng Việt được hiểu là bảng tính lương, sổ lương hay tổng quỹ lương. Nội dung của Payroll thể hiện tổng số tiền lương doanh nghiệp sẽ phải chi trả cho nhân viên theo định kỳ, thường là theo tháng, tuần hay dựa trên cam kết với người lao động.

Khi nhìn vào bảng tính lương hàng tháng của một doanh nghiệp bạn sẽ biết được danh sách nhân viên nhận lương gồm những ai và các khoản thu nhập, chi phí liên quan đến tiền lương của mỗi nhân viên.

Có thể thấy, bảng tính lương Payroll có tính chất tham khảo rất lớn. Bạn có thể dựa trên những thông tin thể hiện trên đó để đánh giá được tổng số tiền lương, tiền thưởng, các khoản khấu trừ, bồi thường của một công ty.

Thông thường, mỗi doanh nghiệp đều có khả năng tự tính toán và lập bảng lương định kỳ. Tuy nhiên, họ cũng có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ tính lương từ bên thứ ba nếu có nhu cầu.

2- Dịch vụ Payroll là gì? 

Dịch vụ Payroll được hiểu là dịch vụ tính lương thuê ngoài do đơn vị thứ ba cung cấp cho những doanh nghiệp có nhu cầu.

Tính toán và quản lý tiền lương là công việc có ảnh hưởng đến vấn đề tài chính cũng như nhân sự của một doanh nghiệp. Điều này gây ra áp lực không nhỏ về mặt thời gian và nhân lực cho một số doanh nghiệp khi phải cố gắng đáp ứng các yêu cầu về sự chính xác, nhanh chóng và quy định pháp luật.

Khi đó, giải pháp được nhiều doanh nghiệp tìm đến chính là sử dụng dịch vụ tính lương từ đơn vị thứ ba. Với đội ngũ chuyên nghiệp, các đơn vị này không chỉ có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tính lương mà còn xử lý hiệu quả các hồ sơ, thủ tục về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Tại Việt Nam, dịch vụ tính lương Payroll nhận được sự quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài. Đặc biệt, trong giai đoạn kinh tế khó khăn, dịch bệnh bùng phát khiến nhiều công ty buộc phải cắt giảm nhân sự thì dịch vụ này trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp.

Thực tế, có nhiều lý do khác nhau khiến các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn những đơn vị tính lương uy tín. Điển hình có thể kể đến như:

- Lựa chọn dịch vụ tính lương có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về thời gian và nhân sự cần thiết cho việc quản lý, tính toán tiền lương.

- Sử dụng dịch vụ tính lương bên ngoài được xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp bảo mật các thông tin cá nhân của nhân viên, chức vụ, vai trò của họ trong công ty và số tiền lương thưởng doanh nghiệp phải chi trả. Điều này đảm bảo tính ổn định về mặt nhân sự cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

- Tiền lương là yếu tố có tính nhạy cảm. Nếu để xảy ra việc rò rỉ thông tin tiền lương trong nội bộ rất dễ dẫn tới những mâu thuẫn, xung đột trong đội ngũ nhân viên. Đây là điều có thể gây ảnh hưởng lớn đến khả năng phát triển ổn định và bền vững trong dài hạn của doanh nghiệp.

- Việc sử dụng dịch vụ tính lương từ các đơn vị chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp đảm bảo được các yêu cầu về độ chính xác, thời hạn chi trả cũng như vấn đề về tuân thủ quy định pháp luật về tiền lương.

Với những lợi ích nổi bật nêu trên thì không quá khó hiểu khi việc sử dụng dịch vụ Payroll đang trở thành xu hướng toàn cầu và là lựa chọn đáng giá đối với các doanh nghiệp.

>>> Bạn có thể quan tâm: Payslip là gì? Những thông tin cần có trong mẫu payslip

3- Tầm quan trọng của Payroll 

Bạn có thể bắt gặp bảng tính lương được sử dụng ở tất cả các công ty, tổ chức và cả các cơ quan nhà nước. Điều này không chỉ có ở Việt Nam mà là trên toàn thế giới.

Theo các chuyên gia, Payroll có ý nghĩa rất lớn đối với khả năng phát triển và thành đạt của các tổ chức, doanh nghiệp. Nó không chỉ thể hiện tổng quỹ lương của doanh nghiệp mà còn là thước đo hiệu suất làm việc của nhân viên.

Bên cạnh đó, bảng tính lương cũng được xem là căn cứ quan trọng để giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên về việc tính và chi trả lương thưởng cùng các khoản phúc lợi.

Về cơ bản, một bảng tính lương chuẩn xác, đúng quy định sẽ đảm đương được các vai trò quan trọng sau:

- Thứ nhất, nó có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến đội ngũ nhân sự và đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

- Thứ hai, nó đảm bảo việc chi trả tiền lương của doanh nghiệp luôn được thực hiện theo đúng các quy định, chính sách của nhà nước. Toàn bộ các thông tin có liên quan đến tiền lương, phúc lợi và các khoản khấu trừ lương sẽ được thể hiện một cách chi tiết nhất trên bảng tính lương.

- Thứ ba, nó cung cấp cho doanh nghiệp phương tiện cần thiết để tối ưu hóa sức mạnh nguồn nhân lực. Bằng cách thực thi các chính sách lương một cách minh bạch, rõ ràng, doanh nghiệp có thể thúc đẩy và tạo động lực làm việc mạnh mẽ cho người lao động.

4- Những thông tin cần có trên Payroll 

Một bảng lương đầy đủ, chính xác, phù hợp quy định cần cung cấp được các thông tin quan trọng sau:

- Danh sách nhân viên và các thông tin liên quan.

- Thông tin về số ngày làm việc, ngày nghỉ có phép, không phép, số giờ tăng ca, số giờ làm thêm ban đêm hay ngày nghỉ, ngày lễ,…

- Mức lương cơ bản của mỗi nhân viên, lương làm thêm giờ và các khoản thu nhập khác như phụ cấp, trợ cấp, thưởng doanh số, thưởng lễ, tết,…

- Các khoản khấu trừ lương như bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng, các khoản tiền phạt, bồi thường,…

5- Các căn cứ giúp bạn xây dựng bảng tính lương đúng chuẩn 

Việc xây dựng Payroll không quá khó khăn hay phức tạp. Điều quan trọng ở đây là bạn phải đảm bảo bảng lương được thực hiện dựa trên các cơ sở nhất định nhằm có độ chính xác cao và mang lại hiệu quả quản lý tối ưu về mặt nhân sự cho doanh nghiệp.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà theo Uptalent bạn cần nắm vững để có một bảng tính lương chuyên nghiệp và hiệu quả nhất:

5.1- Lương tối thiểu vùng

Tại Việt Nam, quy định lương tối thiểu vùng là căn cứ quan trọng giúp bạn xây dựng bảng lương chuẩn xác cho doanh nghiệp của mình.

Theo quy định tại Nghị định số 38, mức lương tối thiểu tháng đang được áp dụng từ 1/7/2022 đến hết ngày 30/12/2023 như sau:

- Vùng 1 là 4.680.000 đồng/tháng.

- Vùng 2 là 4.160.000 đồng/tháng.

- Vùng 3 là 3.640.000 đồng/tháng.

- Vùng 4 là 3.250.000 đồng/tháng.

Lương tối thiểu theo giờ như sau:

- Vùng 1 là 22.500 đồng/giờ.

- Vùng 2 là 20.000 đồng/giờ.

- Vùng 3 là 17.500 đồng/giờ.

- Vùng 4 là 15.600 đồng/giờ.

Trong quá trình xây dựng bảng tính lương bạn sẽ phải căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng để có quyết định về mức lương phù hợp cho từng vị trí trong công ty. Việc xác định mức lương cần đảm bảo được hai yếu tố là phù hợp với điều kiện tài chính của doanh nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật.

Lương tối thiểu vùng có thể được điều chỉnh theo từng năm tùy theo tình hình và yêu cầu phát triển của xã hội. Do đó, hãy đảm bảo bạn thường xuyên theo dõi, cập nhật thông tin này kịp thời để áp dụng cho đúng.

>>> Bạn có thể tham khảo: Lương Gross và lương Net cái nào có lợi hơn?

5.2- Lương bình quân trên thị trường

Hầu hết các doanh nghiệp đều chi trả cho người lao động mức lương cao hơn lương tối thiểu vùng. Mức lương này là bao nhiêu sẽ tùy thuộc vào việc thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Thông thường, mức lương thực tế sẽ chịu tác động từ các yếu tố liên quan đến năng lực, kinh nghiệm, vai trò công việc, yêu cầu của nhà tuyển dụng và mức lương bình quân của ngành nghề đó trên thị trường.

5.3- Quy định của nhà nước về các khoản trích theo lương

Theo quy định, các khoản trích theo lương bắt buộc gồm có BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn với số tiền là 34% tổng quỹ lương. Trong đó, người lao động phải chịu 10,5% và doanh nghiệp là 23,5%.

Ngoài các khoản nêu trên thì doanh nghiệp cũng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các quyền lợi khác theo từng vị trí công việc. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng chính sách tiền lương, trợ cấp, phụ cấp phù hợp cho từng cấp bậc, vị trí và ngành nghề. Điều này đảm bảo quyền lợi cho người lao động và giúp doanh nghiệp thành công hơn trong việc thu hút nhân tài.

5.4- Quy chế lương

Mỗi doanh nghiệp đều phải xây dựng bộ quy chế lương chính thức bằng văn bản. Trong quy chế cần quy định rõ những vấn đề về lương thưởng cùng các khoản chi liên quan đến đội ngũ nhân viên.

Các nội dung cơ bản trong quy chế lương thường bao gồm:

- Tên chức danh, vị trí công việc.

- Các quy định về tiền lương, tiền thưởng cho từng cấp bậc, vị trí.

- Các chế độ BHXH, BHYT, phụ cấp, trợ cấp, đãi ngộ,…

- Cách tính lương.

- Các vấn đề liên quan đến tiền lương khác.

Việc xây dựng quy chế lương cần được thực hiện xuyên suốt trong quá trình hình thành và phát triển của một doanh nghiệp. Nó cần đảm bảo đáp ứng tốt thực tiễn kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Hơn nữa, thông qua việc xây dựng quy chế lương rõ ràng, chi tiết, doanh nghiệp còn hạn chế được các vấn đề khiếu nại, xung đột liên quan đến tiền lương với người lao động. Từ đó, họ có thể tạo dựng uy tín và duy trì sự ổn định cho quá trình vận hành, kinh doanh.

5.5- Bảng chấm công

Bảng chấm công là dữ liệu rất quan trọng khi lên bảng tính lương. Nó cung cấp cho bạn các thông tin về số ngày làm việc thực tế của nhân viên, số ngày nghỉ có phép, không phép, ngày công tác,… Từ đó, bạn có thể tính lương chính xác hơn.

Khi xem qua một bảng chấm công, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy nó là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá toàn diện nhân sự về mọi mặt và tối ưu hóa các chi phí liên quan đến vấn đề quản lý nhân sự.

6- Giải pháp giúp bạn tạo ra một Payroll chuẩn xác 

Nếu bạn là một HR mới theo nghề thì việc tính toán và lập bảng lương có thể sẽ có chút khó khăn bởi suy cho cùng đây cũng là công việc không hề đơn giản.

Để tránh xảy ra sai sót hay mắc phải những sai lầm đáng tiếc khi lập bảng tính lương cho nhân viên, bạn có thể tham khảo một số giải pháp dưới đây của Uptalent:

- Nỗ lực nhiều hơn cho việc hoàn thiện quy chế lương

Bạn nên dành thời gian nhiều hơn cho việc xây dựng và thúc đẩy quá trình thiết lập quy chế lương trong doanh nghiệp. Chỉ khi có một quy chế lương rõ ràng, minh bạch, bạn mới dễ dàng hơn trong quá trình lập bảng lương và tránh được các sai sót.

- Xây dựng quy trình trả lương

Việc tiếp theo bạn cần quan tâm chính là thiết lập một quy trình trả lương rõ ràng, chuyên nghiệp với các bước, yêu cầu cụ thể. Điều này đảm bảo quỹ lương luôn được quản lý tốt và tiền lương sẽ được chi trả đúng quy định.

- Tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia

Nếu cơ chế trả lương trong doanh nghiệp của bạn còn nhiều điểm chưa hiệu quả thì tốt nhất bạn nên tìm đến các chuyên gia về tiền lương để được tư vấn.

Chuyên gia tiền lương là những người có trình độ, kiến thức và kinh nghiệm thực tế chuyên sâu về lương bổng. Do đó, họ có thể đưa ra những lời khuyên, khuyến nghị phù hợp giúp bạn xây dựng thành công cơ chế, chính sách tiền lương cho doanh nghiệp.

- Sử dụng dịch vụ tính lương chuyên nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn không đủ điều kiện để xây dựng và thực hiện quy trình trả lương chuyên nghiệp thì hãy tìm đến dịch vụ Payroll của các bên thứ ba.

Đây được xem lựa chọn vô cùng hiệu quả và cũng là xu hướng trên toàn cầu. Đồng thời nó còn đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích lớn lao.

- Sử dụng phần mềm tính lương

Để việc tính lương trở nên nhẹ nhàng, đơn giản hơn, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng các phần mềm tính lương hiện đại cho doanh nghiệp của mình.

Một số phần mềm uy tín bạn có thể tham khảo như MISA AMIS Tiền lương, 1Office HRM, Tanca,…

Trên đây là một số thông tin quan trọng về Payroll là gì mà Ms Uptalent muốn chia sẻ cùng bạn đọc. Mong rằng qua bài viết bạn có thể tự mình lập bảng tính lương một cách chuyên nghiệp, bài bản. Chúc bạn luôn thành công và đừng quên theo dõi Uptalent để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác nhé!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet