Người làm việc hiệu quả không quản lý thời gian — họ quản lý gì?

Có một nghịch lý đang diễn ra là càng cố gắng quản lý thời gian, bạn càng cảm thấy kiệt sức, lo âu và xa rời những kết quả có giá trị thực tiễn. Trong khi đó, những người xuất sắc nhất lại dường như luôn thong dong, họ không chạy đua với thời gian nhưng lại tạo ra những kết quả đột phá.

Vốn dĩ, thời gian là thứ không thể quản lý. Việc bạn luôn cố gắng quản lý thời gian thực chất chỉ là bạn đang quản lý một biến số hữu hạn và cố định. Để thực sự sở hữu cách làm việc hiệu quả vượt trội, những người đứng đầu đã dịch chuyển hoàn toàn trọng tâm từ quản lý thời gian sang quản lý những nguồn lực nội tại có thể tái tạo và mở rộng. Đây cũng chính là điểm cốt lõi của tư duy làm việc thông minh. 

Sau đây, bạn đọc hãy cùng Ms Uptalent mổ xẻ 5 nguồn lực quan trọng nhất người làm việc hiệu quả đang ưu tiên quản lý thay vì chiếc đồng hồ để luôn đạt hiệu suất đỉnh cao nhé.
MỤC LỤC:
1- Quản lý năng lượng 
2- Quản lý sự chú ý 
3- Quản lý sự ưu tiên 
4- Quản lý cảm xúc và tâm thế 
5- Quản lý quy trình và hệ thống 

1- Quản lý năng lượng 

Sai lầm lớn nhất của tư duy quản lý kiểu cũ là coi con người như những cỗ máy có thể vận hành liên tục chỉ cần có thời gian. Tuy nhiên, hiệu suất không thể đo bằng số giờ bạn ngồi ở bàn làm việc mà phải được đo bằng chất lượng của nguồn năng lượng bạn đã đổ vào những giờ làm việc đó. Nếu tìm hiểu một chút bạn sẽ thấy rằng, một giờ làm việc trong trạng thái minh mẫn, tràn đầy cảm hứng có giá trị gấp mười lần một ngày làm việc trong sự mệt mỏi và uể oải.

Cách làm việc hiệu quả của người xuất sắc thường bắt đầu từ việc thấu hiểu nhịp sinh học của chính mình. Họ biết rất rõ đâu là "giờ vàng" – thời điểm mà bộ não đạt trạng thái sung mãn nhất – để làm những công việc đòi hỏi khả năng tư duy chiến lược và sáng tạo cao. Hiểu đơn giản là họ đang học cách để quản lý năng lượng cơ thể thay vì cố gắng quản lý thời gian. Khi nhận thấy năng lượng đi xuống, họ sẽ không gồng mình làm việc mà chọn cách nghỉ ngơi để tái tạo.

Với người giỏi, việc ngủ đủ giấc, chế độ dinh dưỡng lành mạnh và các khoảng nghỉ ngắn giữa giờ không phải là sự lười biếng mà đó là một khoản đầu tư bắt buộc để duy trì hiệu suất bền vững. Trong tư duy làm việc thông minh, năng lượng chính là nhiên liệu. Nếu bạn không thể quản lý tốt bình nhiên liệu này thì dù có thành thạo kỹ thuật quản lý thời gian cũng chỉ vô ích.


Nội dung liên quan>>>5 sai lầm tư duy khiến người giỏi mãi không thăng tiến

2- Quản lý sự chú ý  

Trong thế giới hiện đại, sự chú ý đã trở thành một loại tiền tệ mới. Những thông báo tin nhắn trên điện thoại, email hay các cuộc họp vô bổ đều là những thứ đang âm thầm đánh cắp nguồn lực quý giá nhất của bạn. 

Thường thì những người làm việc kém hiệu quả rất dễ rơi vào cái bẫy của sự bận rộn giả tạo. Điểm chung ở họ là luôn cố gắng làm nhiều việc cùng lúc nhưng thực chất chỉ là đang phân mảnh sự tập trung của mình. 

Ngược lại, đỉnh cao trong tư duy làm việc thông minh của người giỏi lại nằm ở khả năng bảo vệ sự chú ý một cách quyết liệt. Họ chọn không quản lý lịch trình và chỉ tập trung vào việc quản lý sự tập trung sâu (Deep Work). Đồng thời, họ còn thiết lập cho mình những khung giờ làm việc tập trung tuyệt đối, không trả lời tin nhắn ngay lập tức và ngắt kết nối tất cả các thiết bị có thể gây xao nhãng.

Bên cạnh đó, họ cũng hiểu rằng mỗi lần sự chú ý bị đứt gãy, bộ não sẽ phải mất trung bình 20 phút để quay lại trạng thái dòng chảy (Flow state). Trong khi đó, bằng cách quản lý chặt chẽ sự chú ý, họ có thể giải quyết những bài toán hóc búa nhất chỉ trong một vài giờ đồng hồ. Có thể nói, đây chính là yếu tố mấu chốt tạo nên sự khác biệt về năng suất giữa một người thợ lành nghề và một chuyên gia xuất sắc.

3- Quản lý sự ưu tiên 

Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng cách làm việc hiệu quả là làm được nhiều việc nhất có thể. Tuy nhiên, không phải mọi đầu mục công việc đều có giá trị như nhau. Có những việc chiếm tới 80% thời gian nhưng chỉ mang lại 20% kết quả và ngược lại. Nếu bạn quản lý thời gian tốt mà làm không đúng việc cốt lõi thì bạn chỉ đang tiến nhanh hơn đến một mục tiêu vô nghĩa.

Thông thường, những người sở hữu tư duy làm việc thông minh luôn đặt câu hỏi về giá trị trước khi bắt tay làm điều gì đó. Họ áp dụng triệt để nguyên lý 80/20 và ma trận Eisenhower để sàng lọc những việc thực sự quan trọng và loại bỏ dứt khoát những việc vụn vặt. Họ hiểu rõ rằng, để có được cơ hội bứt phá, họ buộc phải học cách nói "không" với hàng ngàn lời đề nghị hấp dẫn nhưng không liên quan.

Một điểm rất đặc biệt ở người giỏi là họ sẽ không cố lấp đầy lịch trình của mình. Thay vào đó, họ luôn để lại những khoảng trống để suy ngẫm và xử lý những biến cố bất ngờ. 

Có thể thấy, quản lý sự ưu tiên cũng chính là quản lý phương hướng. Khi bạn đã đi đúng hướng và sử dụng đòn bẩy đúng cách, kết quả nhận được sẽ vượt xa mọi sự mong đợi từ việc quản lý thời gian thông thường.

4- Quản lý cảm xúc và tâm thế 

Kẻ thù lớn nhất của hiệu suất không phải là thiếu thời gian mà chính là sự trì hoãn. Trong khi đó, nguyên nhân sâu xa của sự trì hoãn lại không phải do lười biếng mà vì sự rò rỉ năng lượng cảm xúc. Hiểu đơn giản là bạn trì hoãn vì nỗi sợ thất bại, sự chán nản trước những việc quá khó hoặc áp lực từ chủ nghĩa hoàn hảo.

Cách làm việc hiệu quả của những người xuất sắc được thể hiện qua khả năng quản lý tâm thế. Họ không bao giờ đợi đến khi có cảm hứng mới làm việc, bởi họ hiểu cảm hứng là thứ không thể kiểm soát. Cùng với đó, họ cũng rèn tính kỷ luật và những thói quen tốt để có thể bắt đầu hành động ngay cả khi cảm thấy không sẵn sàng. Khi đối mặt với lo âu, họ chia nhỏ những mục tiêu khổng lồ thành những hành động siêu nhỏ dễ thực hiện.

Người giỏi chấp nhận sự không hoàn hảo trong giai đoạn đầu để duy trì đà tiến lên. Đồng thời, họ cũng quản lý tốt các rào cản tâm lý và cảm xúc tiêu cực để giữ bộ máy làm việc luôn ở trạng thái vận hành ổn định. Trong tư duy làm việc thông minh, tâm thế ổn định và sự bình tĩnh trước áp lực chính là chìa khóa để bạn giữ vững hiệu suất đỉnh cao trong dài hạn.

5- Quản lý quy trình và hệ thống 

Người làm việc hiệu quả nhất không dựa vào ý chí cá nhân, bởi nó vốn dĩ là một nguồn lực rất dễ cạn kiệt. Thay vào đó, họ tin vào sức mạnh của hệ thống, dành thời gian để xây dựng các quy trình, biểu mẫu và tìm cách tự động hóa những việc lặp đi lặp lại.

Để không phải đắn đo xem "hôm nay làm việc gì" hay "bắt đầu viết báo cáo từ đâu", người giỏi cho thiết lập những quy trình tự động hóa để giảm thiểu số lượng quyết định nhỏ nhặt phải đưa ra. Bằng cách quản lý hệ thống, họ đã tự giải phóng chất xám để dành cho những quyết định mang tính sống còn và sáng tạo cao.

Ngoài ra, họ cũng hiểu rằng một hệ thống tốt sẽ giúp một người bình thường làm được những việc phi thường, còn một hệ thống tồi sẽ biến một nhân tài trở nên tầm thường. Cách làm việc hiệu quả bền vững nhất phải có khả năng khiến những nỗ lực cá nhân thành một bộ máy vận hành trơn tru và làm cho thời gian không còn là rào cản mà trở thành người đồng hành giúp hệ thống đó sinh lời theo cấp số nhân.

Lời kết

Từ những phân tích trên đây, bạn ắt hẳn đã hiểu được rằng quản lý thời gian thực chất chỉ là chiếc vỏ bề ngoài, trong khi quản lý năng lượng, sự chú ý và hệ thống mới là điểm cốt lõi quyết định thực lực của mỗi người. Mỗi người đều có 24h/ngày, nhưng chính cách bạn điều phối những nguồn lực nội tại sẽ quyết định bạn là người chạy theo cuộc sống hay là người làm chủ cuộc chơi.

Để sở hữu một cách làm việc hiệu quả và một tư duy làm việc thông minh chuẩn mực, bạn cần ngừng nhìn vào chiếc đồng hồ và bắt đầu nhìn vào chính mình. Đừng hỏi "Tôi còn bao nhiêu thời gian?", hãy hỏi "Tôi đang dùng năng lượng và sự tập trung của mình vào đâu?". Khi bạn quản lý tốt năng lượng bên trong, thế giới bên ngoài sẽ tự động được sắp xếp một cách trật tự và hiệu quả nhất.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn đọc biết được thực chất người làm việc hiệu quả đang quản lý thứ gì. Từ đó, bạn có thể sớm tìm thấy sự tự do và hiệu suất đỉnh cao trên hành trình chinh phục những mục tiêu sự nghiệp lớn lao của mình.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet