KPI là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả công việc của Trưởng phòng logistics. Bởi vậy, không quá khó hiểu khi các doanh nghiệp đều tìm cách xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cho vị trí này.
Nếu bạn chưa biết phải xây dựng KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics như thế nào mới hiệu quả thì bài viết sau đây của Ms Uptalent sẽ rất hữu ích với bạn.
MỤC LỤC
1- Trưởng phòng logistics là gì?
2- KPI Trưởng phòng logistics gồm ?
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI Trưởng phòng logistics
4- Chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI rõ ràng, cụ thể
4.2- Thường xuyên đánh giá sự phù hợp của các chỉ số KPI
4.3- Quan tâm đến lợi ích của nhân viên
4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp
1- Trưởng phòng logistics là gì?
Trưởng phòng logistics là người chịu trách nhiệm quản lý và giám sát quy trình phân phối hàng hoá, sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính của họ là lên kế hoạch vận chuyển, xử lý hàng hoá và đưa ra cách thức vận chuyển hàng hóa tối ưu nhất. Đồng thời họ cũng chịu trách nhiệm quản lý kho bãi và lưu trữ sản phẩm, hàng hoá.
Nếu xảy ra các sự cố trong quá trình vận tải hàng hoá, Trưởng phòng logistics cần kịp thời xử lý ổn thoả. Trên thực tế các vấn đề rất thường xuyên xảy ra và khó có thể tránh khỏi. Chẳng hạn như mưa gió, các vấn đề chính trị hay tình trạng trộm cắp.
Để chuyển giao hàng hóa đến tay khách hàng, Trưởng phòng logistics sẽ phải thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau. Mỗi ngày họ đều phải giám sát hàng loạt các hoạt động có liên quan đến nhau và phải đảm bảo sự an toàn cho nơi làm việc.
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics gồm những gì?
KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics gồm các chỉ số sau:
- Tỷ lệ vận chuyển đơn hàng đúng giờ (On-Time Shipping): thể hiện tỷ lệ đơn hàng được giao đúng hạn, không bị chậm trễ hoặc sai lệch về thời gian. Chỉ số này được tính bằng cách lấy tỷ lệ đơn đặt hàng đã giao đúng hạn (hoặc sớm hơn) chia cho tổng số đơn đặt hàng.
- Mức độ đặt hàng chính xác (Order Accuracy): đo lường số lượng đơn đặt hàng được vận chuyển và giao thành công mà không có bất kỳ sự cố nào trên đường đi. Công thức tính như sau: Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate) = Đơn hàng hoàn hảo ÷ Tổng số đơn hàng đã giao.
- Thời gian giao hàng (Delivery Time): số ngày hoặc giờ từ lúc một lô hàng rời khỏi kho của bạn đến địa chỉ của khách hàng.
- Chi phí vận chuyển (Transportation Costs): thể hiện tổng chi phí liên quan đến việc xử lý một đơn hàng từ đầu đến cuối.
- Chi phí lưu kho (Warehousing Costs): thể hiện các chi phí được phân bổ cho hàng hoá được chuyển vào hoặc ra ngoài kho.
- Số lượng đơn vận chuyển (Number of Shipments): đo lường số lượng đơn hàng được vận chuyển ra khỏi kho của doanh nghiệp.
- Độ chính xác của kho hàng (Inventory Accuracy): được tính bằng cách lấy số lượng hàng tồn kho trong cơ sở dữ liệu chia cho số lượng hàng tồn kho trên thực tế.
- Doanh thu hàng tồn kho (Inventory Turnover): đo lường số lần hàng tồn kho được bán hết trong một khoảng thời gian nhất định. Công thức tính như sau: Doanh thu hàng tồn kho = Doanh số ÷ Hàng tồn kho trung bình (trong thời điểm X). Trong đó, Hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho lúc bắt đầu thời điểm X + Hàng tồn kho lúc kết thúc thời điểm X) ÷ 2.
- Tỷ lệ phần trăm bán hàng (Inventory to Sales Ratio): chỉ số này đo lường tỷ lệ giữa hàng tồn kho có sẵn để bán so với số lượng thực tế được bán. Công thức tính như sau: Tỷ lệ phần trăm bán hàng = Hàng tồn kho trung bình ÷ Số lượng hàng thực tế.
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics
Khi thiết lập KPI cho Trưởng phòng logistics bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:
3.1- Đảm bảo mối liên kết giữa KPI và các mục tiêu của doanh nghiệp
Nếu như mục tiêu là kết quả doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể, thì các chỉ số KPI sẽ giúp doanh nghiệp tập trung các nguồn lực, tài nguyên để thực hiện các mục tiêu đã đặt ra.
Vì vậy, khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng logistics bạn cần xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Từ đó bạn sẽ dựa trên các mục tiêu để thiết lập KPI sao cho phù hợp nhất.
Bạn nên cân nhắc cẩn thận để chọn được những chỉ số thực sự quan trọng. Đồng thời các chỉ số này còn phải có khả năng tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu các chỉ số KPI bạn đưa ra không có sự liên kết chặt chẽ với mục tiêu của doanh nghiệp sẽ chỉ gây lãng phí tài nguyên, nguồn lực và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng không được như kỳ vọng.
3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
Để có thể lựa chọn được các chỉ số KPI phù hợp cho Trưởng phòng logistics, bạn cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc của vị trí này. Hãy luôn bám sát tính chất công việc thực tế để việc thiết lập KPI đạt hiệu quả cao nhất.
Bạn nên thiết lập KPI cho Trưởng phòng logistics dựa trên cơ sở mô tả công việc và các trách nhiệm chính của vị trí này. Điều này đảm bảo nhân sự thực hiện công việc có thể đạt được hiệu suất làm việc tối ưu.
Đồng thời, bạn cũng cần xem xét các yếu tố có thể tác động tới kết quả công việc cũng như các yếu tố được dùng để đánh giá hiệu quả công việc của Trưởng phòng logistics. Hãy đảm bảo những yếu tố này được đối chiếu với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể.
Mỗi ngành nghề đều có những tiêu chuẩn KPI riêng. Bạn có thể tham khảo KPI của các công ty khác nhưng không cần thiết phải sử dụng các chỉ số tương tự. Bạn chỉ nên sử dụng các chỉ số phù hợp và đảm bảo các chỉ số đó có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng logistics.
Nếu chọn được những chỉ số KPI phù hợp, bạn sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao khi xây dựng và thực hiện KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics.
>>>> Xem thêm: Mô tả công việc 9 vị trí phổ biến ngành Logistics
3.3- Số lượng chỉ số KPI
Doanh nghiệp có thể tuỳ ý lựa chọn số lượng KPI cho Trưởng phòng logistics. Tuy nhiên, bạn nên chọn từ 4 – 10 chỉ số KPI phù hợp nhất. Mặt khác, các chỉ số được chọn phải có khả năng tác động trực tiếp hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bạn đừng nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số KPI. Nếu quá nhiều KPI, doanh nghiệp khó có thể tập trung đủ nguồn lực cần thiết. Còn sử dụng quá ít lại có thể thiếu sót một chỉ số quan trọng nào đó.
Khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng logistics, bạn nên xem xét mục tiêu của doanh nghiệp để có thể đưa ra những chỉ số thực sự quan trọng. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp tập trung các nguồn lực, tài nguyên cho việc thực hiện các mục tiêu. Từ đó, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ được nâng cao hơn, các mục tiêu cũng hoàn thành nhanh chóng hơn.
3.4- Chú trọng cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả
Các chỉ số KPI có mối quan hệ nhân quả vô cùng chặt chẽ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào các KPI kết quả mà hoàn toàn bỏ qua KPI nguyên nhân. Chính điều này đã khiến KPI kết quả trở nên mơ hồ và khó thực hiện.
Do đó, khi xây dựng KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics, bạn cần cân bằng được hai loại chỉ số KPI này. Có như vậy, bạn mới có thể đạt được hiệu quả tối ưu khi áp dụng KPI vào thực tiễn.
3.5- Cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian
Bằng cách thiết lập KPI cho Trưởng phòng logistics, doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực, tài nguyên cần thiết để thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Tuy nhiên, các mục tiêu của doanh nghiệp chỉ được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, bạn sẽ phải điều chỉnh KPI cho phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp tại từng thời điểm cụ thể.
3.6- Đảm bảo tính nhất quán và thực tế cho các chỉ số KPI
Việc xây dựng KPI thường có sự tham gia của nhiều nhà quản lý và các chỉ số này cũng chỉ được sử dụng trong một thời gian nhất định. Vì vậy, bạn cần đảm bảo các chỉ số KPI có tính nhất quán cao nhằm đạt hiệu quả tối ưu khi áp dụng vào thực tiễn.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến tính thực tế của KPI. Bạn cần đảm bảo các chỉ số được đưa ra phù hợp với trình độ phát triển của doanh nghiệp và có thể thực hiện được.
>>>> Xem thêm: Trở thành một chuyên gia ngành Logistics có khó không?
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
Khi đã thiết lập xong KPI cho Trưởng phòng logistics, bạn cần lưu ý những điều sau để áp dụng KPI tốt nhất cho vị trí này:
4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI rõ ràng, cụ thể
Trước tiên, bạn cần truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng và cụ thể cho Trưởng phòng logistics. Bạn cần đảm bảo họ có thể nắm rõ các mục tiêu và kỳ vọng mà doanh nghiệp mong muốn. Qua đó, họ sẽ biết phải làm gì để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.
4.2- Thường xuyên đánh giá sự phù hợp của các chỉ số KPI
Như đã nói, các chỉ số KPI phải có sự liên kết với các mục tiêu của doanh nghiệp tại từng thời điểm, giai đoạn cụ thể. Nếu muốn duy trì các mục tiêu của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động, bạn cần thường xuyên đánh giá sự phù hợp của các chỉ số KPI.
Bên cạnh đó, việc đánh giá KPI còn được xem là giải pháp hữu ích giúp Trưởng phòng logistics luôn nắm vững trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình. Nhờ vậy họ có thể làm việc với hiệu suất tốt hơn.
4.3- Quan tâm đến lợi ích của nhân viên
Trưởng phòng logistics sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ hài lòng về những lợi ích nhận được từ công việc. Vì vậy, bạn nên xem xét các yếu tố như lương thưởng, phúc lợi, điều kiện làm việc,… của vị trí Trưởng phòng logistics.
Nếu đáp ứng tốt những mong đợi của nhân viên về lợi ích nhận được, bạn có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của họ. Từ đó, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, chất lượng công việc cũng được nâng cao hơn.
4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp
Các công nghệ quản lý KPI sẽ được tích hợp trực tiếp vào phần mềm quản lý đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần chọn lựa công nghệ quản lý phù hợp để không gây ra những xáo trộn trong quy trình hoạt động.
Hy vọng với những gì Ms Uptalent chia sẻ, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về KPI cho vị trí Trưởng phòng logistics. Từ đó, bạn có thể thuận lợi xây dựng và thực hiện KPI cho vị trí này. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
