- 420k
- 1k
- 870
Khi nhắc đến phỏng vấn Interview, chúng ta chỉ nghĩ đến quá trình tuyển dụng, nhưng giờ đây, khi sức mạnh thương hiệu nhà tuyển dụng ngày càng được chú trọng thì Exit Interview đang trở thành hoạt động không thể thiếu. Bài viết sau đây, Ms. Uptalent sẽ cùng quý doanh nghiệp tìm hiểu tường tận Exit Interview là gì, kèm theo đó là những nguyên nhân khiến cho hoạt động này trở thành tâm điểm được chú trọng trong hoạt động quản lý nhân sự hiện đại.
MỤC LỤC:
1- Exit interview là gì?
2- Tại sao cần có buổi Exit interview
3- Buổi phỏng vấn thôi việc diễn ra như thế nào?
4- Nên hỏi gì trong buổi phỏng vấn thôi việc
5- Một vài câu hỏi liên quan đến tình huống Exit Interview
Exit Interview – tạm dịch Phỏng vấn thôi việc – là một cuộc trao đổi giữa doanh nghiệp và nhân viên sắp nghỉ việc.
Mục đích chính của buổi phỏng vấn thôi việc là giúp doanh nghiệp thu thập những thông tin lý giải nguyên nhân khiến người lao động quyết định rời khỏi doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp sẽ biết được những vấn đề bất cập trong quy định quản lý nhân sự của tổ chức, từ đó tìm hướng khắc phục để trong tương lai, giảm thiểu tối đa tình trạng nhân viên chuyển việc, không lo bị chảy máu chất xám sau khi đã tốn nhiều nguồn lực đào tạo nhân sự giỏi.
Có một lưu ý, Exit Interview không phải là một hoạt động mang tính bắt buộc, vì vậy, doanh nghiệp có quyền yêu cầu nhân viên sắp nghỉ việc thực hiện Exit Interview nhưng nhân viên đó có quyền từ chối tham gia buổi phỏng vấn này, trừ khi có những quy định ràng buộc khác trong hợp đồng lao động giữa đôi bên.
Trước đây khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp chỉ cần nhân viên hoàn tất bàn giao công việc một cách đầy đủ và chuyên nghiệp là được, nhưng trong quản lý nhân sự hiện đại, Exit Interview trở thành hoạt động rất cần được thực hiện
Có thể quá trình làm việc, nhân viên không hài lòng về thái độ của quản lý hay cung cách làm việc của một đồng nghiệp nào đó. Nếu để họ mang tâm trạng này rời doanh nghiệp, rất có thể những cảm xúc tiêu cực của cá nhân nhân viên sẽ bị lan truyền thành văn hóa doanh nghiệp, gây ấn tượng phản cảm cho những ứng viên tương lai và cả nhân viên đang làm việc tại tổ chức. Buổi Exit Interview sẽ giúp nhân viên rời đi với tâm trạng tích cực hơn, giữ được hình ảnh thân thiện, lan tỏa thái độ tôn trọng người lao động của doanh nghiệp.
>>> Bạn có thể quan tâm: 10 Câu hỏi quan trọng trong phỏng vấn thôi việc
Những vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp cũng như của nhân viên nghỉ việc như:
Thủ tục nhận lại sổ bảo hiểm xã hội
Thỏa thuận quyền sở hữu trí tuệ
Bàn giao trang thiết bị, tài sản…
Nếu còn thắc mắc gì cũng sẽ được trao đổi công khai, minh bạch ngay tại buổi phỏng vấn thôi việc này.
Đây chính là lợi ích quan trọng nhất của buổi Exit Interview. Trong một không gian trao đổi riêng tư, nhân viên sắp nghỉ việc có thể thoải mái, an tâm nói lên những nỗi thất vọng, sự mệt mỏi trong quá trình công tác. Phía doanh nghiệp nhờ vậy hiểu được những tảng băng chìm đang tồn tại trong hoạt động quản lý nhân sự, kịp thời chấn chỉnh, tránh được mối nguy nhân viên nghỉ việc hàng loạt.
Dưới đây là một vài lưu ý khi tiến hành Exit Interview giúp cho doanh nghiệp khai thác được những giá trị hoàn hảo nhất:
Là một buổi phỏng vấn chú trọng khai thác hiện thực quản lý trong doanh nghiệp, vì vậy, muốn nhân viên chia sẻ thật lòng, đừng làm quá rầm rộ. Tốt nhất thành viên tham gia chỉ có 2 người, một là nhân sự chuyên trách đại diện doanh nghiệp tiến hành phỏng vấn, hai là nhân viên sắp thôi việc.
Nhân sự chuyên trách không nên là người quản lý trực tiếp của nhân viên vì biết đâu lý do nghỉ việc lại đến từ họ thì sao. Thường doanh nghiệp sẽ cử Trưởng phòng nhân sự hoặc chuyên viên phòng nhân sự phỏng vấn. Những cấp bậc nhân viên cao hơn, nắm giữ nhiều trọng trách hơn thì có thể đại diện của ban quản trị (Giám đốc, Phó giám đốc) sẽ trực tiếp phỏng vấn thôi việc.
Thời điểm tiến hành phỏng vấn thôi việc sẽ tùy thuộc vào mức độ trách nhiệm mà nhân viên đảm nhận khi còn tại nhiệm.
Nếu mức độ trách nhiệm thấp thì có thể tiến hành vào ngày cuối cùng làm việc hoặc trước ngày đó 01 ngày.
Nếu mức độ trách nhiệm cao, đa nhiệm thì nên tiến hành trước thời điểm nhân viên chính thức ngừng làm việc khoảng 7 – 10 ngày. Lựa chọn thời điểm này có nhiều cái lợi:
Thứ nhất, nhân viên vẫn còn trong quá trình bàn giao công việc, doanh nghiệp vẫn có thể đàm phán một số quyền lợi để thuyết phục nhân viên ở lại.
Thứ hai, nhân viên vẫn tiếp cận công việc thực tế, nhiều vấn đề bất cập trong quá trình làm việc được khơi gợi lại, như vậy những thông tin họ phản hồi với người phỏng vấn thôi việc sẽ tránh được những thiếu sót.
Không gian tiến hành phỏng vấn thôi việc nên là một không gian riêng tư, có thể là phòng họp, phòng làm việc riêng của người phụ trách phỏng vấn. Trong một số trường hợp, nhiều người phỏng vấn tinh tế và cẩn thận sẽ cùng nhân viên hẹn gặp ở một không gian ngoài doanh nghiệp để tiến hành Exit Interview. Nói chung, hãy tạo một bầu không khí thoải mái, thân tình, tránh cho nhân viên sắp nghỉ việc khỏi những ánh nhìn soi mói, bàn tán từ xung quanh.
Đây là những câu hỏi luôn luôn xuất hiện trong Exit Interview, tùy vào vai vế, tuổi tác và cấp bậc mà cách xưng hô có thể được điều chỉnh. Ở đây, Ms. Uptalent chỉ đưa ra nội dung cốt lõi theo cách xưng hô phổ biến nhất
Tại sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty?
Ở công việc mà bạn đảm nhận, bạn thấy điều gì tốt và chưa tốt?
Bạn đã tìm được công việc mới chưa? Ở đó cung cấp những quyền lợi gì mà bạn không tìm thấy ở công ty chúng ta?
Bạn đã từng chia sẻ với quản lý về những khó khăn trong công việc chưa? Bạn có được phản hồi hữu ích và rõ ràng không?
Công ty rất coi trọng những nhân viên có năng lực như bạn, bạn có cân nhắc ở lại làm tiếp không? Nếu có, bạn có những đề nghị cải thiện quyền lợi và phúc lợi gì không?
Bạn thấy công việc này cần có những gì cần thay đổi không? Theo bạn, công ty nên cải thiện bằng cách nào?
Văn hóa làm việc của công ty có phải là lý do khiến bạn nghỉ việc không?
Bạn cảm thấy thái độ trong công việc và trong mối quan hệ cá nhân mà mọi người dành cho bạn như thế nào?
Về tinh thần làm việc của phòng ban, bạn thấy có cần cải thiện gì không?
Bạn có muốn giới thiệu ai vào thay thế vị trí của mình không?
Một tâm thế cởi mở, thân tình sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp Exit Interview. Bởi lẽ, nhân viên dù gì cũng đã xin nghỉ việc nên hành động chia sẻ và góp ý để doanh nghiệp hoàn thiện tốt hơn, mang lại nhiều điều tốt đẹp cho nhân viên ở lại và nhân viên mới là biểu hiện của sự tử tế chứ không phải là trách nhiệm. Nếu người phỏng vấn thôi việc vẫn giữ phong thái như khi phỏng vấn tuyển dụng, nhân viên sẽ chỉ đưa ra những câu trả lời qua loa, thiếu tính sát thực, giá trị tham mưu chẳng được là bao.
Để không mất nhiều thời gian của đôi bên, trước mỗi cuộc phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp nên tiến hành các bước chuẩn bị:
Xác định kỳ vọng của buổi phỏng vấn (chỉ tìm kiếm phản hồi để cải thiện quản lý nhân sự, hay có mong muốn giữ chân nhân viên ở lại)
Phác thảo câu hỏi Exit Interview để dễ dàng đi đúng hướng khai thác thông tin.
Truyền đạt nội dung buổi phỏng vấn đến nhân viên nghỉ việc. Chỉ nên đưa ra nội dung chung chung như là trao đổi về quá trình bàn giao công việc và bàn giao trang thiết bị, trò chuyện thêm về cảm nhận trong công việc chuyên môn….
Lựa chọn người phụ trách phỏng vấn phù hợp, nếu đó là người có chức vụ trong tổ chức và có mối quan hệ thân thiết với nhân viên nghỉ việc thì càng tốt.
Đừng vì sự quyết tâm rời đi của nhân viên mà quay ngoắt thái độ vì làm như vậy, nhân viên chỉ càng đánh giá tệ hại về văn hóa dùng người của doanh nghiệp mà thôi. Hãy luôn giữ thái độ hòa nhã, chuyên nghiệp để cư xử.
Cho dù người phụ trách đã gợi mở nhiều điều kiện để giữ chân nhân viên nhưng kết quả vẫn không thay đổi thì hãy dành thái độ ủng hộ, động viên nhân viên vững tin với lựa chọn của mình. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên nghỉ việc nhờ vậy vẫn được duy trì tốt, biết đâu trên đường đời sau này đôi bên lại có dịp hội ngộ.
Dựa trên đánh giá trải nghiệm thực tế của nhân viên vừa nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ biết được những tồn tại gây tiêu cực cho tổ chức, hoặc ít nhất là cho bộ phận chuyên môn nơi nhân viên làm việc. Bước tiếp theo nên:
Tiến hành trao đổi khéo léo với những nhân viên đang làm việc tại cùng phòng ban với nhân viên nghỉ việc để khẳng định chắc chắn về mối quan ngại đó.
Âm thầm theo dõi, điều tra nếu nguyên nhân tiêu cực bắt nguồn từ một cá nhân lạm quyền hay những phe cánh ngầm trong tổ chức
Trao đổi cùng ban lãnh đạo về các chiến lược cải tổ trước khi triển khai thực tế, hạn chế thấp nhất những biến động về cơ cấu tổ chức, tránh gây hoang mang cho tập thể.
Exit Interview là một buổi phỏng vấn được doanh nghiệp chủ động sắp xếp, đối tượng tiếp nhận phỏng vấn ở đây không còn là ứng viên đang hào hứng mong chờ vào doanh nghiệp làm việc nữa mà là những nhân sự sắp chuyển việc và rời khỏi doanh nghiệp. Đứng ở góc độ doanh nghiệp, Ms. Uptalent nhận thấy Exit Interview có giá trị đóng góp nhiều hơn đối với mục tiêu giữ chân nhân tài, tối ưu hoạt động quản lý nhân sự, nâng cao năng lực kinh doanh cho tổ chức.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet