- 420k
- 1k
- 870
5S là phương pháp nhằm mục đích xây dựng, duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp, an toàn tại các doanh nghiệp, nhà máy, xưởng sản xuất,… Vậy 5S là gì? Ứng dụng phương pháp 5S trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của Ms Uptalent bạn nhé!
MỤC LỤC:
1- 5S là gì?
2- Lợi ích của phương pháp 5S
3- Chi tiết phương pháp 5S
4- Ứng dụng quy trình 5S trong các mô hình khác nhau
5- Làm sao để xây dựng quy trình 5S hiệu quả
6- Lời kết
>>> Xem thêm: Việc làm Sản xuất
5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc hiệu quả nhằm tạo ra nơi làm việc lý tưởng cho nhân viên và cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Phương pháp này có nguồn gốc từ Nhật Bản.
Tên gọi 5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật. Cụ thể:
- Seiri (Sàng lọc – Sort), có nghĩa là phân loại, di dời, loại bỏ những thứ không cần thiết.
- Seiton (Sắp xếp – Straighten), có nghĩa là sắp xếp vật dụng dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Seiso (Sạch sẽ – Shine), có nghĩa là giữ gìn nơi làm việc, dụng cụ, thiết bị luôn sạch sẽ.
- Seiketsu (Săn sóc – Standardize), có nghĩa là duy trì 3S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi.
- Shitsuke (Sẵn sàng – Sustain), có nghĩa là rèn luyện, tạo thói quen nề nếp, tác phong chuyên nghiệp trong thực hiện 5S.
Trong sản xuất, 5S trở nên vô cùng hữu ích khi nó có thể giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng và hiện đại. Nhờ vậy mà doanh nghiệp tận dụng được tối đa không gian làm việc, rút ngắn quy trình sản xuất, nâng cao năng suất, chất lượng, tinh thần làm việc và hạn chế tai nạn lao động.
Theo ghi nhận, 5S có thể mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Cụ thể:
Việc áp dụng 5S mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
- Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất, kinh doanh.
- Thiết lập thành công môi trường làm việc sạch sẽ, hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Làm giảm tối đa những chi phí không cần thiết như chi phí nhân công, thời gian tìm kiếm vật dụng, công cụ,…
- Đảm bảo tính kỷ luật, nề nếp trong đội ngũ nhân viên.
- Mở rộng cơ hội phát triển kinh doanh.
>>> Bạn có thể xem thêm: Lean là gì? Tất tần tật thông tin về mô hình Lean
5S có thể mang tới cho nhân viên những lợi ích sau:
- Không gian làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng, thoải mái và an toàn hơn.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính tự giác và khả năng kết nối với đồng nghiệp.
- Tạo ra cảm giác tự hào, hứng khởi và nâng cao động lực làm việc.
- Gia tăng thu nhập bởi hiệu quả kinh doanh của công ty được nâng cao.
Phương pháp 5S bao gồm 5 nội dung chính. Chi tiết như sau:
Seiri được biết đến là bước sàng lọc trong quy trình 5S. Mục tiêu của bước này là lưu trữ, giữ lại những thứ cần và loại bỏ những thứ không cần thiết đối với môi trường làm việc.
Tại bước này, bạn sẽ phải quan sát thật kỹ để xác định đâu là vật dụng không cần thiết và tiến hành loại bỏ, tái chế, chuyển sang khu vực khác hay vứt đi.
Bạn có thể tự trả lời một số câu hỏi dưới đây để thực hiện bước sàng lọc một cách hiệu quả:
- Mục đích sử dụng của vật dụng này là gì?
- Vật dụng này được sử dụng bao lâu một lần?
- Thời điểm gần nhất vật dụng này được sử dụng là khi nào?
- Ai là người cần sử dụng vật dụng này?
- Vật dụng này có cần thiết hay không?
Nếu sau khi trả lời các câu hỏi trên mà bạn vẫn chưa quyết định được có giữ vật dụng đó hay không thì hãy áp dụng biện pháp gắn thẻ đỏ cho nó.
Cụ thể, vật dụng sẽ được dán một tấm thẻ với những thông tin như vị trí, chức năng, người sử dụng, ngày gắn thẻ. Sau 1 – 2 tháng, bạn sẽ quay lại kiểm tra, nếu vật dụng vẫn không được dùng đến, hãy loại bỏ nó.
Seiton là bước sắp xếp các vật dụng sao cho khoa học, hợp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng chúng trong quá trình làm việc.
Việc sắp xếp cần đảm bảo phù hợp với không gian của khu vực, tần suất sử dụng và công việc cần sử dụng.
Thông thường, các vật dụng sẽ được sắp xếp theo nguyên tắc “vật thường sử dụng đặt gần người dùng, vật ít sử dụng đặt xa hơn, vật nặng sẽ đặt ở dưới, vật nhẹ để ở trên”.
Khi đã thống nhất được cách sắp xếp bạn sẽ phải lên danh sách vật dụng cần dùng và lập sơ đồ vị trí cho chúng.
Seiso là bước đảm bảo sự sạch sẽ trong môi trường làm việc. Tại bước này, bạn cần đảm bảo các vật dụng luôn được giữ sạch sẽ, gọn gàng bằng cách lau dọn thường xuyên.
Bên cạnh việc giữ vệ sinh thì bạn cũng cần đảm bảo các máy móc, thiết bị được kiểm tra, bảo trì thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng hoạt động ổn định và có thể phát hiện sớm các hư hỏng.
Một lưu ý dành cho bạn là bước dọn dẹp, vệ sinh này không chỉ được thực hiện bởi nhân viên lao công mà tự bản thân mỗi người trong công ty đều phải tự giác thực hiện.
>>> Bạn có thể quan tâm: 7 điều lãng phí trong mô hình Lean
Seiketsu là bước săn sóc trong quy trình 5S. Mục tiêu của bước này là duy trì việc thực hiện 3 bước ở trên một cách đều đặn, hiệu quả.
Sở dĩ cần có bước săn sóc là vì theo thời gian việc thực hiện các bước ở trên có thể bị xao lãng. Điều này tạo ra những lỗ hổng khiến doanh nghiệp không thể duy trì 5S.
Để làm tốt công tác săn sóc bạn cần thiết lập nên các tiêu chuẩn cụ thể nhằm đánh giá quá trình thực hiện 3 bước ở trên.
Đây là bước sau cùng trong quy trình 5S – Sẵn sàng. Mục tiêu của bước này là tạo ra thói quen và sự tự giác ở nhân viên trong việc thực hiện 5S.
Nếu làm tốt bước sẵn sàng, doanh nghiệp có thể đảm bảo nhân viên luôn tự giác chăm sóc môi trường làm việc mà không cần phải có người giám sát hay nhắc nhở. Trong dài hạn, điều này sẽ giúp doanh nghiệp hình thành nên nền văn hóa đặc trưng, tính kỷ luật cho đội ngũ nhân viên.
5S hiện được ứng dụng rộng rãi trong các mô hình thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể:
Bước 1 – Khởi động
Bạn sẽ phải thực hiện các việc như xác định mục tiêu thực hiện 5S, thành lập ban triển khai 5S, đề cử các vị trí chủ chốt và học hỏi kinh nghiệm sử dụng 5S thành công từ những đơn vị, tổ chức khác.
Bước 2 – Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ công việc cho ban triển khai 5S
Những việc cần làm gồm có: bổ nhiệm chức danh cho từng người trong ban, xác định nhiệm vụ của từng vị trí, thiết lập cách thức triển khai 5S và có chính sách phù hợp nhằm khuyến khích mọi người tham gia.
Bước 3 – Phổ biến và đào tạo 5S
Tại bước này bạn sẽ phải làm những việc như thông báo mục tiêu, kế hoạch thực hiện 5S cho toàn công ty; thiết kế các biểu ngữ, hình ảnh và tiến hành tuyên truyền; tổ chức các khóa đào tạo để mọi người hiểu rõ về 5S.
Bước 4 – Thực hiện 5S
Thực hiện tuần tự các công việc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng trong quy trình 5S.
Bước 5 – Đánh giá kết quả đạt được
Bạn sẽ tiến hành đánh giá kết quả thực hiện 5S dựa trên các tiêu chuẩn, thước đo được lập ra từ trước.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần thu thập ý kiến, phản hồi từ nhân viên, xác định những điểm hạn chế, ghi nhận thành tích đạt được, đề xuất giải pháp khắc phục các vấn đề đang tồn tại và lưu trữ các dữ liệu liên quan.
Bước 6 – Tuyên dương, khen thưởng
Việc tuyên dương, khen thưởng là biện pháp hữu hiệu thể hiện sự ghi nhận của doanh nghiệp trước những nỗ lực thực hiện 5S của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể thúc đẩy mọi người nỗ lực hơn nữa.
>>> Bạn có thể tham khảo: PDCA là gì? Cách xây dựng chu trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp
Quy trình áp dụng 5S tại cơ sở y tế bao gồm các bước sau:
Bước 1 – Sàng lọc
Từng khu vực làm việc sẽ được đánh dấu và xác định những vật dụng không cần thiết để loại bỏ.
Bước 2 – Sắp xếp
Các dụng cụ, tài liệu, thiết bị thăm khám cần được sắp xếp ngăn nắp, hợp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng.
Bên cạnh đó, bạn còn phải có biện pháp để tránh việc nhầm lẫn các loại thuốc.
Bước 3 – Sạch sẽ
Các vật dụng cần được giữ gìn sạch sẽ, gọn gàng đúng quy định.
Bước 4 – Săn sóc
Duy trì việc thực hiện 3 bước trên nhằm đảm bảo các thiết bị được sử dụng hợp lý và hiệu quả.
Bước 5 – Sẵn sàng
Thực hiện 5S một cách tự giác, thường xuyên và có tính kỷ luật tốt.
Quy trình thực hiện 5S trong trường học bao gồm các bước:
Bước 1 – Sàng lọc
Tiến hành liệt kê, phân loại những thứ cần dùng và không cần dùng như là hồ sơ, tài liệu, máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, bàn ghế, tủ kệ,…
Bước 2 – Sắp xếp
Sắp xếp, bố trí vật dụng phù hợp với nhu cầu sử dụng và đúng nơi quy định.
Bước 3 – Sạch sẽ
Thường xuyên thực hiện việc vệ sinh khu vực làm việc cá nhân và toàn bộ cơ sở giáo dục.
Bước 4 – Săn sóc
Phổ biến chương trình 5S đến toàn thể giáo viên và học sinh, ban hành quy trình, hướng dẫn thực hiện 5S, lên kế hoạch đánh giá, giám sát định kỳ để rút ra bài học và có biện pháp cải thiện phù hợp.
Bước 5 – Sẵn sàng
Cung cấp tài liệu và sự đào tạo cần thiết cho giáo viên, học sinh. Điều này sẽ giúp họ hình thành thói quen và sự tự giác thực hiện 5S.
Các bước thực hiện 5S trong doanh nghiệp gồm có:
Bước 1 – Lên kế hoạch và lộ trình thực hiện
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch, lộ trình thực hiện cụ thể nhằm đảm bảo việc áp dụng 5S được thực hiện hợp lý và hiệu quả.
Bước 2 – Đào tạo, hướng dẫn thực hiện 5S
Mục tiêu của bước này là nhằm đảm bảo toàn bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ ý nghĩa và giá trị mà 5S có thể mang lại. Từ đó, họ sẽ tìm thấy động lực và có tinh thần trách nhiệm cao hơn khi thực hiện 5S.
Bước 3 – Thực hiện 5S
Tiến hành thực hiện việc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng của quy trình 5S.
Bước 4 – Đánh giá và cải tiến
Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả thực hiện 5S để từ đó có thể liên tục cải thiện quy trình.
Bước 5 – Duy trì việc thực hiện 5S
Mục tiêu của bước này là khiến việc thực hiện 5S trở thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần của văn hóa doanh nghiệp.
Để xây dựng quy trình 5S hiệu quả bạn cần đảm bảo được các yếu tố sau:
Cấp quản lý có trách nhiệm cung cấp điều kiện thuận lợi để nhân viên thực hiện 5S. Đồng thời, họ cũng cần thực hiện tốt chức năng giám sát, đánh giá và sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ nhân viên để có những điều chỉnh cho phù hợp.
Việc đối chiếu giữa các bộ phận sẽ giúp nhân viên tự so sánh kết quả và học hỏi được cách thực hiện 5S. Đồng thời điều này cũng giúp họ quen thuộc với sự xuất hiện của 5S trong môi trường làm việc tại bất cứ đâu.
Doanh nghiệp cần cập nhật nhanh những xu hướng mới để có thể điều chỉnh các tiêu chuẩn, quy trình trong 5S một cách phù hợp. Việc quá cứng nhắc dễ khiến doanh nghiệp trở nên lạc hậu, hoạt động kém hiệu quả.
Định kỳ doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả thực hiện 5S để cập nhật tình hình thực tế, phát hiện những điểm chưa tốt và tiếp tục duy trì những điểm tích cực.
Việc đo lường, phân tích hiệu suất thực hiện 5S của nhân viên có thể giúp doanh nghiệp gia tăng động lực làm việc cho họ và phát hiện sớm các vấn đề để khắc phục kịp thời.
Việc ứng dụng 5S là một quá trình lâu dài. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu cụ thể trong dài hạn và quan tâm sâu sắc đến từng bước thực hiện để đảm bảo đạt hiệu quả tối đa khi áp dụng 5S và tránh được những sai lầm đáng tiếc.
Hy vọng những chia sẻ trên đây của Ms Uptalent đã giúp bạn đọc hiểu được 5S là gì và biết cách ứng dụng phương pháp 5S trong doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet