15 câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng kho vận thường gặp nhất

Trưởng phòng kho vận đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp mong muốn tuyển dụng. Vậy làm thế nào để chinh phục họ trong vòng phỏng vấn? Dưới đây là gợi ý cực hữu ích dành cho bạn.

Bộ câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng kho vận

1. Bạn biết gì về công việc của Trưởng phòng kho vận?

Nhà tuyển dụng muốn thấy được hiểu biết của ứng viên về nhiệm vụ của họ khi đảm nhận vị trí này. Bạn cần nêu được các ý chính gồm: Tổ chức việc nhận, xuất hàng, kiểm kê, bảo quản hàng hóa trong kho; Điều phối nhân lực bộ phận kho vận; Đảm bảo kế hoạch nhập hàng và các vấn đề ở kho vận; Điều hành công việc chung của bộ phận; Thực hiện báo cáo số lượng hàng hóa, kiểm kê tài sản;.....

2. Theo bạn Trưởng phòng kho vận có vai trò như thế đối với doanh nghiệp? Bạn làm thế nào để hoàn thành chức trách của mình?

Hiểu được vai trò trách nhiệm thì bạn mới có thể làm tốt công việc của mình, đem lại giá trị thiết thực cho công ty. Do đó, người phỏng vấn tìm kiếm câu trả lời đầy đủ và đúng ý ở ứng viên.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc Trường phòng quản lý kho vận

3. Bạn cho biết kỹ năng nào là cần thiết nhất đối với Trưởng phòng kho vận?

Công việc của một Trưởng phòng kho vận là rất nhiều, do đó đòi hỏi người đứng đầu phòng ban này phải hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều tìm ứng viên có những kỹ năng này, bạn có thể tham khảo: Quản lý hợp đồng, lập kế hoạch, quản lý chuỗi cung ứng, kỹ năng cải tiến quy trình, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), thu mua.

4. Kinh nghiệm của bạn với hệ thống kho tự động là gì?

Ở câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết bạn đã có kinh nghiệm làm việc với máy móc, hệ thống ra sao. Bên cạnh đó, bạn nên đưa ra ưu điểm và mặt hạn chế của hệ thống kho tự động.

5. Bạn dùng phương pháp nào để cắt giảm chi phí quản lý kho hiệu quả?

Quản lý tốt ngân sách, chi phí là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện được, trong công tác kho vận, bạn nêu 5 phương pháp chính là:

- Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng đầu vào và đầu ra.

- Đơn giản hóa các quy trình.

- Nắm rõ mức năng suất, đạt được KPI, chi phí chuyển phát hàng, chi phí mỗi gói hàng và mỗi lần giao hàng cụ thể nhằm đánh giá và đưa ra cách cắt giảm tối ưu nhất.

- Sử dụng phần mềm hỗ trợ, xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng.

6. Nếu nhà cung cấp thông báo rằng có sự chậm trễ trong khâu vận chuyển của họ thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

Người phỏng vấn cần thấy được kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phản ứng với các tình huống như thế nào, cách lập kế hoạch giải quyết của họ ra sao? Bởi vậy nên bạn hãy thể hiện đủ 3 ý trên.

>>> Xem thêm: 10 câu hỏi phỏng vấn thường gặp và cách trả lời

7. Kinh nghiệm đào tạo nhân viên của bạn khi ở vị trí Trưởng phòng kho vận là gì?

Các trưởng phòng đều có nhiệm vụ đào tạo, quản lý CBNV cấp dưới, phía nhà tuyển dụng chờ đợi ứng viên có khả năng hướng dẫn, đào tạo được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Câu trả lời ‘ăn điểm’ phải nói được tất cả các khía cạnh, thể hiện được khả năng cố vấn cho người khác, quản lý con người, không ngừng học hỏi những điều mới.

8. Bạn dùng phương pháp nào để phân tích hiệu suất làm việc của nhóm logistic của mình?

Các đội trong kho vận thường được theo dõi dựa trên việc họ có thể đưa tài xế ra khỏi sân nhanh như thế nào. Tuy nhiên, tùy vào cách thức của mỗi người, bạn có thể đưa ra ví dụ của riêng mình. Ở đây, nhà tuyển dụng muốn thấy được sự chú ý đến chi tiết, nhận thức về hiệu suất nhóm cùng kỹ năng phản biện của bạn.

9. Những vấn đề vận chuyển chính trong kho là gì? Bạn sẽ giải quyết chúng ra sao?

Các vấn đề chính trong kho thường liên quan đến chi phí, sự chậm trễ, việc theo dõi và quản lý hàng hóa, sự an toàn của kho. Điều người phỏng vấn cần biết nhất là khả năng xử lý, lập kế hoạch cho từng tình huống của bạn như thế nào? Hãy dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của bạn để đưa ra câu trả lời hoàn hảo nhất, phù hợp với vị trí Trưởng phòng kho vận.

10. Bạn biết gì về ASN, LTL, TE, WTS?

Đây đều là thuật ngữ chuyên ngành sử dụng nhiều trong công tác quản lý kho vận, vấn đề ở đây là bạn cần phải trả lời được khái niệm, đặc điểm và ý nghĩa của chúng.

Ví dụ: WTS là hệ thống theo dõi kho, ứng dụng phần mềm này cho phép theo dõi chuyển động của sản phẩm, kiểm toán, giao hàng dễ dàng. TE là phương pháp tính toán tải trọng tàu hoặc công suất, tính theo đơn vị container....

>>> Đọc thêm: CV ấn tượng cho vị trí trưởng phòng kho vận

11. Hãy nêu những thách thức chuỗi cung ứng chính mà các công ty ngày nay phải đối mặt?

Thông qua câu hỏi này, người phỏng vấn biết được mức độ hiểu biết chuyên ngành của ứng viên, đồng thời thấy sự tìm hiểu thông tin thị trường nhanh nhạy đến đâu.

Trước hết bạn cần nói được quản lý chuỗi cung ứng bao gồm những gì? 5 thách thức lớn các công ty đối mặt là:

- Bỏ qua sự phát triển liên tục của thương mại điện tử.

- Không quan tâm đến rủi ro tiềm ẩn như chi phí vận chuyển biến động.

- Quá mong đợi, phụ thuộc vào các công nghệ quản lý chuỗi cung ứng.

- Thiếu hiểu biết về năng lực của các nhà cung cấp, dịch vụ.

12. Cách bạn tổ chức khu vực lưu trữ cho các mặt hàng số lượng lớn là gì?

Bạn cần căn cứ vào nơi lưu trữ của đơn vị, căn cứ vào đặc điểm của nó để tổ chức, sắp xếp phù hợp.

- Lưu trữ hàng loạt theo hướng dọc hoặc thẳng: Đây là phương pháp phổ biến nhất để tổ chức container, theo hướng dọc chồng container lên nhau.

- Lưu trữ số lượng lớn ở góc: Cách này được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt, tùy thuộc vào vật liệu của hàng hóa.

13. Hãy cho chúng tôi biết vận đơn bao gồm những gì?

Vận đơn gồm các chi tiết sau:

- Tên và địa chỉ của chủ hàng cùng người nhận.

- Số tài khoản hoặc PO đặc biệt được dùng giữa các doanh nghiệp để theo dõi đơn hàng.

- Cảng xếp hàng và dỡ hàng.

- Đại lý, bên thông báo chỉ định.

- Tên hàng hóa, mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bao bì hoặc thể tích.

- Cước phí, phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán.

- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn, số bản gốc vận đơn, chữ ký của người vận tải.

14. Những vấn đề nào cần được tập trung hơn để cải thiện vận chuyển kho?

Người đặt câu hỏi muốn thấy khả năng đưa ra phương pháp xử lý của ứng viên, liệu họ có cái nhìn sâu sắc về công việc này hay không. Bạn có thể đưa ra một vài yếu tố như tần số phân phối công việc, thời gian quay vòng hàng tồn kho, định tuyến cố định, lập kế hoạch,...

>>> Xem thêm: Warehouse Manager là gì? Kỹ năng cần có của một Trưởng phòng Kho vận

15. Để đảm bảo an, sức khỏe thì điều cần được chăm sóc trong khi vận chuyển kho là gì?

Công tác đảm bảo an toàn, sức khỏe cho mọi người trong bộ phận kho vận cũng cần được chú trọng. Bạn nêu những yếu tố cần thiết như: Báo cáo rủi ro sàn trơn trượt để tránh vấp ngã, đặt sản phẩm đúng nơi chỉ định, dọn dẹp tất cả các sự cố tràn ngay lập tức, không chặn lối thoát hiểm, vòi phun nước, bình chữa cháy,...

Bên cạnh những câu hỏi ‘kinh điển’ giới thiệu bản thân, lý do nghỉ việc, điểm mạnh, điểm yếu,... của bạn là gì thì 15 gợi ý câu hỏi liên quan đến tình huống cụ thể, sát với chuyên ngành của Trưởng phòng kho vận. Hãy chuẩn bị cho mình một hành trang kỹ càng nhất và hãy để HRChannels - Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao hiệu quả, uy tín hàng đầu hiện nay đồng hành cùng với bạn.Các đội hậu cần thường được theo dõi dựa trên việc họ có thể đưa tài xế ra khỏi sân nhanh như thế nào; tuy nhiên, có nhiều nhiệm vụ khác trong mô tả công việc của họ. Là một người quản lý hậu cần, ứng viên phải có các phương pháp đã được chứng minh để phân tích hiệu quả của nhóm của họ để họ có thể điều chỉnh các quy trình và làm việc hiệu quả hơn. Tập trung vào sự tự tin của người nộp đơn khi giải thích các công cụ được sử dụng để kiểm tra năng suất của nhân viên. Những gì cần tìm trong một câu trả lời:

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet