Mon .06 July .2020
feature-top

Xuất nhập khẩu (XNK) đang là ngành ‘hái ra tiền’, các vị trí liên quan đến lĩnh vực này đều có nhiều điểm hấp dẫn, nhất là Trưởng phòng xuất nhập khẩu. Vậy nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm của chức vụ này là gì? Hãy tìm hiểu rõ hơn với chia sẻ của chúng tôi.

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?

Họ là người đứng đầu phòng ban XNK, chịu trách nhiệm điều hành, hoạt động chung về công tác XNK trong cả tổ chức. Họ đóng vị trí trung gian trong doanh nghiệp, là cầu nối giữa nhân viên XNK với ban lãnh đạo, giữa công ty với khách hàng, thực hiện các giao dịch XNK thông qua các phương tiện khác nhau như tàu, tàu hỏa, máy bay,...

Về cơ bản họ được coi là chuyên gia điều phối vận chuyển quốc tế, có nhiệm vụ theo dõi, phân loại các lô hàng, làm việc với khách hàng.

Trưởng phòng xuất nhập khẩu.

>>> Xem thêm: Những tố chất cần có ở Trưởng phòng xuất nhập khẩu giỏi

Nhiệm vụ, chức năng của Trưởng phòng xuất nhập khẩu

Quản lý, điều hành cách hoạt động của bộ phận XNK.

Đây là một trong những chức năng hàng đầu của Trưởng phòng xuất nhập khẩu. Họ có trách nhiệm giám sát, điều hành, phân phối công việc cho các thành viên trong nhóm, thúc đẩy, đôn đốc họ hoàn thành công việc được giao, đạt mục tiêu chung đã đề ra. Xây dựng kế hoạch công việc cho cả phòng. Bên cạnh đó còn thực hiện công tác quản lý lưu trữ hồ sơ XNK, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận khác có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao và nhận hàng.

Quản lý, phân phối hàng hóa

Trưởng phòng xuất nhập khẩu xây dựng quy trình mua hàng, giao nhận và xuất, nhập hàng hóa, thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Hoàn tất các thủ tục, giấy tờ XNK hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ XNK, thủ tục thanh toán, giao nhận hàng. Kết hợp với kế toán mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.

Ngoài ra còn tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa XNK với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.

Quản lý xuất nhập khẩu.

>>> Xem thêm: 15 bí quyết để trở thành một nhà lãnh đạo trẻ thành công

Mở rộng quan hệ

Trưởng phòng xuất nhập khẩu xây dựng phương án, liên hệ với các nhà cung cấp mới, duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp cũ. Thực hiện tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường XNK theo chiến lược công ty đề ra. Duy trì mối quan hệ tốt với chính phủ. Thường xuyên họp với khách hàng để nâng cao thiện chí, giải quyết các vấn đề, nói chuyện với các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng để có thể đề nghị gia hạn hợp đồng hoặc chuyển sang các công ty có dịch vụ tốt hơn, tính giá thấp hơn.

Mô tả công việc của Trưởng phòng xuất nhập khẩu

- Ghi nhận các lô hàng đảm bảo tuân thủ các quy tắc, quy định hải quan.

- Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề như thuế quan, bảo hiểm, hạn ngạch.

- Phân các lô hàng theo hệ thống mã hóa thuế quan, theo dõi vị trí các lô hàng.

- Làm việc với hải quan để các lô hàng được thông qua.

- Tư vấn cho khách hàng cách giảm thuế, nợ thuế.

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho Hải quan, đại lý, nhà cung cấp.

- Thảo luận về giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, điều kiện đóng gói XNK.

- Hướng dẫn nhân viên về công việc nhập nguyên liệu, xuất hàng đúng thời hạn. Đồng thời kiểm tra công việc hàng ngày, lập kế hoạch xuất khẩu, liên hệ với nhà giao nhận để vận chuyển hàng hóa.

- Kiểm tra hàng hóa, container trước khi xếp hàng. Lưu ý các bộ phận chuẩn bị, xếp hàng đúng giờ giao hàng.

- Kiểm tra thanh lý bảng cân đối thuế XNK.

- Theo dõi các lô hàng và làm việc với khách về các khoản nợ.

- Thực hiện các công việc được giao từ cấp trên.

Công việc của Trưởng phòng xuất nhập khẩu.
>>> Xem thêm: 12 câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng xuất nhập khẩu thông dụng nhất

Trách nhiệm của Trưởng phòng xuất nhập khẩu.

Trưởng phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm chính trước sự dịch chuyển hàng hóa cùng giấy tờ liên quan đến chúng. Đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy tắc, quy định của chính phủ, đồng thời chịu trách nhiệm cho các hình phạt có thể xảy ra nếu quy tắc, quy định bị vi phạm. Bất kể sự chậm trễ nào cũng có thể xảy ra trong quá trình XNK nên người quản lý phải có sự kiểm soát chặt chẽ.

Bên cạnh đó, Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải có trách nhiệm giám sát các thỏa thuận mà nhân viên thực hiện để chuyển tiếp hàng hóa. Bất kỳ sự chậm trễ nào của lô hàng cần phải được thông báo cho khách hàng. Người quản lý bộ phận XNK cần kiểm tra các cơ hội để giảm chi phí giao nhận hàng hóa, quản lý các vấn đề liên quan đến khả năng chậm trễ.

Trưởng phòng bộ phận XNK cần giữ mối quan hệ tốt với cơ quan chính phủ, khách hàng, nhà cung cấp để đem lại giá trị, lợi ích cho công việc cũng như toàn doanh nghiệp.

Nếu bạn đang quan tâm đến tuyển dụng Trưởng phòng xuất nhập khẩu hoặc bất vị trí quản lý cấp cao nào thì hãy chia sẻ thông tin với HRChannel để được tư vấn miễn phí. Với kinh nghiệm hơn 10 năm phục vụ khách hàng trong dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao, chúng tôi cam kết mang đến bạn sự hài lòng.

Tuyển dụng Trưởng phòng xuất nhập khẩu.

Cơ hội việc làm của vị trí Trưởng phòng xuất-nhập khẩu

Tại HRchannels.com đang tuyển dụng vị trí trưởng phòng xuất- nhập khẩu cho nhiều doanh nghiệp trong nước có vốn đầu tư nước ngoài với đãi ngộ rất tốt dành cho những ứng viên có kinh nghiệm 5 năm trở lên trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và ưu tiên những ứng viên biết thêm một ngoại ngữ như: Trung, Nhật, Hàn, Anh,...
Bạn tham khảo tại: https://bit.ly/2YwLqGh

Chi tiết liên hệ:

Website: http://hrchannels.com

Hanoi Office 1: Floor 10, CIT Building, 15 Duy Tan str, Cau Giay, Hanoi

Hanoi Office 2: B1 Villa - Vinhomes Botanica, Ham Nghi str, Nam Tu Liem, Hanoi

Hai Phong Office: 108 Lach Tray Str, Ngo Quyen, Hai Phong                                                    

HCM Office: Floor 9, Vietcomreal Building, 68 Nguyen Hue Str, District 1, HCMC                                                    

Office Number: 84 24 32262768/ 84 24 37558453| Hotline:  08 3636 1080 |