Wed .28 October .2020
feature-top

Trưởng phòng hành chính là người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý tất cả các công việc hành chính văn phòng diễn ra trong một ngày của công ty. Họ là những người sở hữu kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc và xử lý tình huống tuyệt vời. 

Trong vai trò của một trưởng phòng hành chính, bạn sẽ phải giám sát toàn bộ công việc hàng ngày của nhân viên trong công ty và có trách nhiệm điều hành, phân công công việc cho các nhân viên trong bộ phận hành chính. Ngoài ra, bạn còn phải xây dựng và phát triển một quy trình thủ tục hành chính sao cho đơn giản, gọn nhẹ và hiệu quả nhất. 

mo-ta-cong-viec-truong-phong-hanh-chinh-1
>>> Xem thêm: Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính

Mô tả công việc trưởng phòng hành chính

Trong các công ty trưởng phòng hành chính thường thực hiện các công việc chính sau đây:

1. Tổ chức và giám sát hoạt động hành chính

Trưởng phòng hành chính là người tham mưu cho ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến việc xây dựng bản mô tả chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý trong công ty. Họ cũng là người giám sát và đưa ra các đề xuất điều chỉnh phù hợp với mục tiêu phát triển từng thời kỳ của công ty.

Căn cứ theo mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty tại mỗi giai đoạn cụ thể mà tiến hành xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp cho toàn công ty. Xây dựng kế hoạch nhân sự chủ chốt và phát triển nhân sự có tiềm năng. Chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động tuyển dụng, sắp xếp và điều động nhân sự hợp lý. 

Hằng năm lập dự thảo và đề xuất kế hoạch nhân sự cho cả năm. Đồng thời đưa ra các phương án quản lý và phát triển nhân sự cũng như xây dựng các chính sách, quy định, quy trình quản lý nhân sự, tuyển dụng và đào tạo trong công ty. 

Tiến hành việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên trong công ty. Từ đó có căn cứ đánh giá năng lực, sắp xếp công việc, ra quyết định khen thưởng và đào tạo bổ sung. 

mo-ta-cong-viec-truong-phong-hanh-chinh-3
>>> Có thể bạn quan tâm: Câu hỏi phỏng vấn dành cho trưởng phòng hành chính

2. Quản lý nguồn nhân lực trong công ty

Về quản lý nguồn nhân lực thì trưởng phòng hành chính là người tham mưu cho Ban Giám đốc các chính sách có liên quan để đảm bảo công ty hoạt động đúng quy định của pháp luật và định hướng phát triển của công ty. Đưa ra các dự báo về nhu cầu nguồn nhân lực để Ban Giám đốc có quyết định phù hợp nhất về việc quản lý, điều động và tuyển dụng nhân sự.

Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện các thủ tục liên quan đến công tác nhân sự như: HĐLĐ, phân công công việc, đánh giá, kỷ luật, các chế độ chính sách cho người lao động,...theo quy định của luật lao động và quy định công ty. Đồng thời họ cũng quản lý và thực hiện công tác đánh giá năng lực của nhân viên, từ đó tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự,… và triển khai chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

3. Thực hiện việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trưởng phòng hành chính là người trực tiếp xây dựng và tổ chức hoặc phối hợp với bộ phận liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao năng lực và chuyên môn của nhân viên. 

Họ cũng là người xây dựng hệ thống quy định nội bộ về đào tạo cùng các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá đào tạo nhân viên trong công ty. Song song đó là xây dựng các chương trình phát triển kỹ năng, nghiệp vụ nhằm tạo cơ hội thăng tiến, phát triển sự nghiệp cho nhân viên.

-mo-ta-cong-viec-truong-phong-hanh-chinh-4
>>> Đọc thêm: Thông tin việc làm Trưởng phòng hành chính

4. Xây dựng và giám sát hệ thống lương và chế độ đãi ngộ

Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề về chính sách lương và đãi ngộ đối với nhân viên sao cho phù hợp với xu hướng thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng và các biện pháp khuyến khích nhằm kích thích nhân viên nỗ lực làm việc. Đảm bảo thực hiện đúng các chế độ cho người lao động.

5. Quản lý nguồn lực của công ty

Trưởng phòng hành chính cần xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, tuân thủ đúng nguyên tắc và có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Luôn tạo điều kiện tốt nhất đề nhân viên hoàn thành công việc, biết cách lắng nghe và quan tâm đến nhân viên.

Thực hiện việc phân công trách nhiệm, quyền hạn và kiểm soát công việc của nhân viên một cách công tâm. Chú trọng việc xây dựng các hướng dẫn công việc và hướng dẫn nhân viên thực hiện sao cho hiệu quả nhất.

6. Quản lý công việc hành chính

Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống chính sách và quy định liên quan đến công việc hành chính như: quản lý, mua sắm và cấp phát các trang thiết bị, công cụ làm việc; đảm bảo an ninh, an toàn lao động; tuân thủ văn hóa doanh nghiệp; kỷ luật lao động;…

Xây dựng và tổ chức thực hiện việc quản lý tài sản, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng trong công ty. Định kỳ tiến hành kiểm tra, lập báo cáo cho Ban Giám đốc theo quy định.

Tổ chức việc kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị, cơ sở vật chất đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện việc kiểm kê, dán mã tài sản theo quy định. 

-mo-ta-cong-viec-truong-phong-hanh-chinh-5
>>> Có thể bạn chưa biết: Sự khác nhau giữa Trưởng phòng hành chính và Trưởng phòng nhân sự

7. Thực hiện các công việc khác

Ngoài các công việc được nêu ở trên, Trưởng phòng hành chính còn thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Mặc dù công việc của Trưởng phòng hành chính không đòi hỏi phải có kỹ năng chuyên môn sâu như các công việc khác. Nhưng để hoàn thành tốt nhất vai trò và nhiệm vụ công việc của Trưởng phòng hành chính, các ứng viên cần có kỹ năng lãnh đạo và quản lý tài chính tốt. Ngoài ra còn phải có khả năng đảm nhận đồng thời nhiều công việc, năng lực xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ tốt cùng với tư duy logic và hành xử linh hoạt, uyển chuyển.

Nguồn ảnh: internet